A gestão de documentos sempre foi um desafio para escritórios contábeis: pilhas de papéis, pastas espalhadas, documentos fiscais digitais perdidos em várias pastas e o medo constante de não encontrar aquele arquivo na hora de um prazo importante. É nesse cenário que o GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, ganha força como uma solução estratégica, principalmente quando integrado a um sistema contábil em nuvem como o da Makro.
Neste artigo, você vai entender o que é GED, como a gestão eletrônica de documentos transforma a rotina do escritório contábil, assim como os benefícios ele traz para a organização de documentos digitais. Boa leitura!
Você vai ler:
- O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?
- Como funciona o GED na prática?
- Por que o GED é tão importante para escritórios de contabilidade?
- Gestão Eletrônica de Documentos no Sistema da Makro: como se integram?
- Quais os benefícios de usar GED em um sistema 100% em nuvem como o da Makro?
- Makro DFe: automação que alimenta o GED do seu escritório
- Conclusão
- Perguntas Frequentes
O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?
O GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é o conjunto de processos e ferramentas que o escritório usa para criar, organizar, armazenar, controlar e encontrar documentos em formato digital. Não é só “guardar arquivo em pasta”. É ter um fluxo pensado para que cada documento contábil e fiscal tenha um lugar certo, uma lógica de classificação e uma forma rápida de ser recuperado quando você precisa.
Na prática, o GED funciona tanto para documentos que já nascem digitais (XML de nota fiscal, relatórios em PDF, planilhas, contratos eletrônicos) quanto para papéis que são digitalizados, como livros antigos, contratos físicos e comprovantes recebidos em papel. Afinal, tudo isso passa a compor um acervo eletrônico, com organização estruturada.
A grande diferença está justamente entre “jogar tudo em pastas soltas” e ter um sistema de gestão eletrônica de documentos. No primeiro caso, cada colaborador pode criar sua própria lógica de pastas e nomes de arquivos, o que dificulta a rotina e aumenta o risco de perda de informação. Com o GED, o escritório trabalha com padrões, regras de classificação, controle de versões e trilha de consultas, o que traz muito mais segurança, rastreabilidade e eficiência para o dia a dia.
Como funciona o GED na prática?
Para o contador, o GED funciona como aquele fluxo que finalmente coloca ordem na casa. Em vez de correr atrás de PDFs soltos, XMLs perdidos ou papéis que ficam mudando de lugar, o escritório passa a ter um caminho claro para organizar, guardar e achar qualquer documento quando precisar. É simples de visualizar quando olhamos para o processo.
A evolução contábil: da papelada ao arquivo digital
Tudo começa convertendo a papelada em arquivos digitais. Contratos, comprovantes, recibos ou qualquer outro documento físico vira PDF ou imagem. A partir daí, esses arquivos entram no sistema e são organizados por categorias que fazem sentido para o escritório: cliente, ano, tipo de documento, obrigação acessória e assim por diante. Esse passo já muda muita coisa, porque deixa de existir aquela pilha de pastas físicas que ninguém sabe ao certo por onde começar.
Indexação, busca e controle de acesso
Depois de digitalizado e guardado, o documento precisa ser encontrado. É aqui que a indexação entra: o sistema permite registrar informações como CNPJ, período, imposto, número da nota ou nome do cliente. Com isso, a busca fica rápida, basta filtrar por palavra, data ou tipo de documento e o arquivo aparece em segundos.
Outro ponto importante é o controle de acesso. Nem todo documento deve ficar aberto para todo mundo. Com o GED, o escritório define quem pode visualizar, alterar ou excluir informações. Isso reduz riscos e cria um histórico claro de uso, algo essencial para segurança e auditoria.
Armazenamento em nuvem e backup
Por fim, vem o que sustenta tudo isso: a nuvem. Quando os arquivos ficam armazenados online, com backup automático para contabilidade, o escritório não depende mais de um único computador ou servidor interno. Se algo falhar, os documentos continuam seguros.
E em alguns casos, pode ter outro ganho enorme: o acesso remoto. O contador consegue consultar um arquivo no escritório, em casa ou até em outra cidade, desde que tenha permissão – como acontece com o sistema contábil da Makro. Isso facilita a rotina, especialmente em períodos de entrega de obrigações ou quando o cliente pede um documento “para ontem”.
Por que o GED é tão importante para escritórios de contabilidade?
Para quem trabalha em contabilidade, a organização dos documentos não é só uma questão de “ser mais arrumado”. É o que determina se o escritório consegue cumprir prazos, responder clientes com agilidade e se proteger em auditorias e fiscalizações. O GED entra justamente para aliviar essas dores diárias e transformar a rotina em algo mais leve e previsível.
Gestão Eletrônica de Documentos no Sistema da Makro: como se integram?
Quando o GED entra em um sistema 100% em nuvem como o da Makro, o fluxo de documentos finalmente passa a conversar com o restante da rotina contábil. Em vez de cada arquivo ficar espalhado em pastas externas, servidores antigos ou pendrives, tudo passa a existir dentro do mesmo ambiente onde o contador faz lançamentos, acompanha obrigações e visualiza relatórios. Essa integração é o que transforma o GED em algo realmente útil no dia a dia.
O sistema da Makro, por ser totalmente em nuvem, permite que os documentos fiquem armazenados de forma segura e acessível a qualquer momento, sem depender de servidor físico, HD externo ou máquina específica. Isso reduz o risco de perda e dá mais autonomia ao escritório.
Outro ponto importante é a possibilidade de vincular documentos diretamente às movimentações contábeis. O contador pode anexar notas, comprovantes e arquivos ao cliente certo, ao período correto ou ao tipo de lançamento, o que facilita consultas futuras e evita aquele retrabalho de tentar descobrir “onde esse PDF foi parar”.
O backup automático também faz diferença. Cada documento salvo no sistema já entra nas rotinas de segurança da Makro, sem necessidade de cópias manuais ou armazenamento paralelo. O escritório não perde tempo pensando em infraestrutura e pode focar no atendimento ao cliente.
Facilidades também para seu cliente
Essa organização centralizada melhora até o relacionamento com o cliente. Quando ele liga pedindo uma nota, um comprovante ou uma informação urgente, o contador não precisa abrir dez pastas diferentes. Basta usar a busca do próprio sistema, que já filtra tudo por cliente, competência ou tipo de documento. Isso agiliza o atendimento e passa mais confiança para quem está do outro lado.
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Quais os benefícios de usar GED em um sistema 100% em nuvem como o da Makro?
Ao contar com um software contábil em nuvem, como o da Makro, o escritório começa a sentir uma diferença real na rotina. O fluxo fica mais organizado, os processos ganham ritmo e os documentos deixam de ser um obstáculo para virar apoio ao trabalho contábil. É o tipo de mudança que reduz gargalos e traz mais tranquilidade para o dia a dia.
Produtividade e visão clara da carteira de clientes
Com os arquivos armazenados no mesmo ambiente em que a equipe trabalha, tudo flui de forma mais rápida. A busca é simples, a padronização acontece naturalmente e cada setor consegue enxugar tarefas que antes tomavam horas. Isso dá mais clareza sobre o que está em andamento, quais clientes precisam de atenção e onde ajustar o processo para ganhar tempo.
Escalabilidade para o escritório contábil
À medida que o escritório cresce, o volume de documentos cresce junto. No modelo em nuvem, isso não vira dor de cabeça. O GED acompanha o aumento de clientes e de demandas sem travar o funcionamento interno. Não importa se entram cinco empresas novas ou cinquenta: a organização continua funcionando no mesmo padrão, sem sobrecarregar ninguém.
Continuidade do negócio
Outro ponto decisivo é a segurança. Como tudo fica guardado no ambiente da Makro, com backup automático, o escritório não fica refém de máquinas, pendrives ou servidores antigos. Em caso de falha, queda de energia ou qualquer imprevisto, os documentos continuam intactos e acessíveis. Essa estabilidade garante que o trabalho não pare e que nenhum arquivo importante seja perdido.
Makro DFe: automação que alimenta o GED do seu escritório
Ter um GED organizado resolve boa parte do problema, mas ainda existe um gargalo: alguém precisa buscar, baixar e inserir os documentos fiscais no sistema. É aqui que o Makro DFe entra como uma camada de automação que elimina justamente esse trabalho manual.
O módulo funciona conectado ao certificado digital A1 do cliente e busca as notas fiscais diretamente da SEFAZ. A funcionalidade mais recente utiliza a tag Alt XML para identificar e direcionar automaticamente cada nota de saída para a empresa tomadora correta. A cada hora, o sistema verifica se há documentos novos e faz o download. Às 23h, acontece a importação automática para as movimentações contábeis.
O contador deixa de acessar portais da SEFAZ manualmente ou conferir se alguma nota ficou perdida em pastas de download. Tudo chega no lugar certo, no formato esperado, pronto para ser usado nas obrigações acessórias e nos lançamentos. Essa automação reduz falhas comuns: notas que o cliente esqueceu de enviar, documentos que ficaram parados esperando manifestação ou XMLs que sumiram entre arquivos soltos.
O ganho mais visível aparece no fechamento mensal. Em vez de correr atrás de documentos faltantes na última hora, o escritório trabalha com uma base documental completa e atualizada desde o primeiro dia. Isso muda o ritmo da equipe e libera tempo para revisões mais criteriosas e atendimento ao cliente. Para entender melhor como funciona o processo de busca automática de notas de saída e o direcionamento para empresas tomadoras, confira o vídeo explicativo completo:
Conclusão
Quando falamos de transformar a rotina do escritório contábil, o GED não é um recurso “extra”. Ele é a base de uma contabilidade digital mais organizada, segura e preparada para crescer. Ter documentos estruturados, acessíveis e protegidos faz diferença real na hora de cumprir prazos, atender clientes e manter a conformidade em um cenário cada vez mais exigente.
E quando essa gestão eletrônica de documentos funciona dentro de um sistema contábil em nuvem, como o da Makro, o impacto é ainda maior. O escritório ganha um fluxo contínuo entre lançamentos, relatórios e documentos anexos, sem precisar alternar plataformas ou depender de servidores locais.
Além disso, o backup automático garante que todo esse material esteja sempre protegido, mesmo diante de falhas físicas ou imprevistos, e assim, evitar dores de cabeça, sumiço de documentos, e outros problemas que podem surgir com a má gestão de documentos.
Por fim, é uma escolha que reduz ruído, melhora a organização e deixa o contador livre para focar no que realmente importa: entregar valor para os clientes.
Atualmente, o sistema da Makro é mais que uma ferramenta para gerir documentos, mas sim, essencial para quem quer trabalhar com assertividade. Funcionando de forma 100% remota, você pode trabalhar de onde quiser, quando quiser, e ainda conta com Inteligência Artificial Integrada, que ajuda a automatizar tarefas, organizar informações e acelerar processos que antes tomavam tempo demais. É um conjunto que deixa a rotina mais leve e o trabalho muito mais assertivo.
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Perguntas Frequentes
É o processo de organizar, armazenar e recuperar documentos contábeis e fiscais em formato digital. Ele substitui a papelada e cria um fluxo estruturado para que o escritório encontre qualquer documento com rapidez e segurança.
Guardar arquivos em pastas é apenas armazenamento. O GED vai além: ele indexa, controla versões, organiza por regras claras, permite busca por filtros e limita acessos. É uma gestão completa, não um repositório solto.
Praticamente todos: XML de notas fiscais, holerites, contratos, demonstrativos, guias de pagamento, comprovantes, relatórios, documentos de obrigações acessórias e arquivos digitalizados de papel.
Ele facilita localizar documentos por período, tipo e cliente, o que agiliza a montagem de arquivos e validação de informações para SPED, ECF, DCTF, EFD e outras obrigações. Essa organização reduz falhas e atrasos.
