A gestão de documentos sempre foi um desafio para escritórios contábeis: pilhas de papéis, pastas espalhadas, documentos fiscais digitais perdidos em várias pastas e o medo constante de não encontrar aquele arquivo na hora de um prazo importante. É nesse cenário que o GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, ganha força como uma solução estratégica, principalmente quando integrado a um sistema contábil em nuvem como o da Makro.
Neste artigo, você vai entender o que é GED, como a gestão eletrônica de documentos transforma a rotina do escritório contábil, assim como os benefícios ele traz para a organização de documentos digitais. Boa leitura!
Você vai ler:
- O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?
- Como funciona o GED na prática?
- Por que o GED é tão importante para escritórios de contabilidade?
- Gestão Eletrônica de Documentos no Sistema da Makro: como se integram?
- Quais os benefícios de usar GED em um sistema 100% em nuvem como o da Makro?
- Conclusão
- Perguntas Frequentes
O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?
O GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é o conjunto de processos e ferramentas que o escritório usa para criar, organizar, armazenar, controlar e encontrar documentos em formato digital. Não é só “guardar arquivo em pasta”. É ter um fluxo pensado para que cada documento contábil e fiscal tenha um lugar certo, uma lógica de classificação e uma forma rápida de ser recuperado quando você precisa.
Na prática, o GED funciona tanto para documentos que já nascem digitais (XML de nota fiscal, relatórios em PDF, planilhas, contratos eletrônicos) quanto para papéis que são digitalizados, como livros antigos, contratos físicos e comprovantes recebidos em papel. Afinal, tudo isso passa a compor um acervo eletrônico, com organização estruturada.
A grande diferença está justamente entre “jogar tudo em pastas soltas” e ter um sistema de gestão eletrônica de documentos. No primeiro caso, cada colaborador pode criar sua própria lógica de pastas e nomes de arquivos, o que dificulta a rotina e aumenta o risco de perda de informação. Com o GED, o escritório trabalha com padrões, regras de classificação, controle de versões e trilha de consultas, o que traz muito mais segurança, rastreabilidade e eficiência para o dia a dia.
Como funciona o GED na prática?
Para o contador, o GED funciona como aquele fluxo que finalmente coloca ordem na casa. Em vez de correr atrás de PDFs soltos, XMLs perdidos ou papéis que ficam mudando de lugar, o escritório passa a ter um caminho claro para organizar, guardar e achar qualquer documento quando precisar. É simples de visualizar quando olhamos para o processo.
A evolução contábil: da papelada ao arquivo digital
Tudo começa convertendo a papelada em arquivos digitais. Contratos, comprovantes, recibos ou qualquer outro documento físico vira PDF ou imagem. A partir daí, esses arquivos entram no sistema e são organizados por categorias que fazem sentido para o escritório: cliente, ano, tipo de documento, obrigação acessória e assim por diante. Esse passo já muda muita coisa, porque deixa de existir aquela pilha de pastas físicas que ninguém sabe ao certo por onde começar.
Indexação, busca e controle de acesso
Depois de digitalizado e guardado, o documento precisa ser encontrado. É aqui que a indexação entra: o sistema permite registrar informações como CNPJ, período, imposto, número da nota ou nome do cliente. Com isso, a busca fica rápida, basta filtrar por palavra, data ou tipo de documento e o arquivo aparece em segundos.
Outro ponto importante é o controle de acesso. Nem todo documento deve ficar aberto para todo mundo. Com o GED, o escritório define quem pode visualizar, alterar ou excluir informações. Isso reduz riscos e cria um histórico claro de uso, algo essencial para segurança e auditoria.
Armazenamento em nuvem e backup
Por fim, vem o que sustenta tudo isso: a nuvem. Quando os arquivos ficam armazenados online, com backup automático para contabilidade, o escritório não depende mais de um único computador ou servidor interno. Se algo falhar, os documentos continuam seguros.
E em alguns casos, pode ter outro ganho enorme: o acesso remoto. O contador consegue consultar um arquivo no escritório, em casa ou até em outra cidade, desde que tenha permissão – como acontece com o sistema contábil da Makro. Isso facilita a rotina, especialmente em períodos de entrega de obrigações ou quando o cliente pede um documento “para ontem”.
Por que o GED é tão importante para escritórios de contabilidade?
Para quem trabalha em contabilidade, a organização dos documentos não é só uma questão de “ser mais arrumado”. É o que determina se o escritório consegue cumprir prazos, responder clientes com agilidade e se proteger em auditorias e fiscalizações. O GED entra justamente para aliviar essas dores diárias e transformar a rotina em algo mais leve e previsível.
Gestão Eletrônica de Documentos no Sistema da Makro: como se integram?
Quando o GED entra em um sistema 100% em nuvem como o da Makro, o fluxo de documentos finalmente passa a conversar com o restante da rotina contábil. Em vez de cada arquivo ficar espalhado em pastas externas, servidores antigos ou pendrives, tudo passa a existir dentro do mesmo ambiente onde o contador faz lançamentos, acompanha obrigações e visualiza relatórios. Essa integração é o que transforma o GED em algo realmente útil no dia a dia.
O sistema da Makro, por ser totalmente em nuvem, permite que os documentos fiquem armazenados de forma segura e acessível a qualquer momento, sem depender de servidor físico, HD externo ou máquina específica. Isso reduz o risco de perda e dá mais autonomia ao escritório.
Outro ponto importante é a possibilidade de vincular documentos diretamente às movimentações contábeis. O contador pode anexar notas, comprovantes e arquivos ao cliente certo, ao período correto ou ao tipo de lançamento, o que facilita consultas futuras e evita aquele retrabalho de tentar descobrir “onde esse PDF foi parar”.
O backup automático também faz diferença. Cada documento salvo no sistema já entra nas rotinas de segurança da Makro, sem necessidade de cópias manuais ou armazenamento paralelo. O escritório não perde tempo pensando em infraestrutura e pode focar no atendimento ao cliente.
Facilidades também para seu cliente
Essa organização centralizada melhora até o relacionamento com o cliente. Quando ele liga pedindo uma nota, um comprovante ou uma informação urgente, o contador não precisa abrir dez pastas diferentes. Basta usar a busca do próprio sistema, que já filtra tudo por cliente, competência ou tipo de documento. Isso agiliza o atendimento e passa mais confiança para quem está do outro lado.
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Quais os benefícios de usar GED em um sistema 100% em nuvem como o da Makro?
Ao contar com um software contábil em nuvem, como o da Makro, o escritório começa a sentir uma diferença real na rotina. O fluxo fica mais organizado, os processos ganham ritmo e os documentos deixam de ser um obstáculo para virar apoio ao trabalho contábil. É o tipo de mudança que reduz gargalos e traz mais tranquilidade para o dia a dia.
Produtividade e visão clara da carteira de clientes
Com os arquivos armazenados no mesmo ambiente em que a equipe trabalha, tudo flui de forma mais rápida. A busca é simples, a padronização acontece naturalmente e cada setor consegue enxugar tarefas que antes tomavam horas. Isso dá mais clareza sobre o que está em andamento, quais clientes precisam de atenção e onde ajustar o processo para ganhar tempo.
Escalabilidade para o escritório contábil
À medida que o escritório cresce, o volume de documentos cresce junto. No modelo em nuvem, isso não vira dor de cabeça. O GED acompanha o aumento de clientes e de demandas sem travar o funcionamento interno. Não importa se entram cinco empresas novas ou cinquenta: a organização continua funcionando no mesmo padrão, sem sobrecarregar ninguém.
Continuidade do negócio
Outro ponto decisivo é a segurança. Como tudo fica guardado no ambiente da Makro, com backup automático, o escritório não fica refém de máquinas, pendrives ou servidores antigos. Em caso de falha, queda de energia ou qualquer imprevisto, os documentos continuam intactos e acessíveis. Essa estabilidade garante que o trabalho não pare e que nenhum arquivo importante seja perdido.
Conclusão
Quando falamos de transformar a rotina do escritório contábil, o GED não é um recurso “extra”. Ele é a base de uma contabilidade digital mais organizada, segura e preparada para crescer. Ter documentos estruturados, acessíveis e protegidos faz diferença real na hora de cumprir prazos, atender clientes e manter a conformidade em um cenário cada vez mais exigente.
E quando essa gestão eletrônica de documentos funciona dentro de um sistema contábil em nuvem, como o da Makro, o impacto é ainda maior. O escritório ganha um fluxo contínuo entre lançamentos, relatórios e documentos anexos, sem precisar alternar plataformas ou depender de servidores locais.
Além disso, o backup automático garante que todo esse material esteja sempre protegido, mesmo diante de falhas físicas ou imprevistos, e assim, evitar dores de cabeça, sumiço de documentos, e outros problemas que podem surgir com a má gestão de documentos.
Por fim, é uma escolha que reduz ruído, melhora a organização e deixa o contador livre para focar no que realmente importa: entregar valor para os clientes.
Atualmente, o sistema da Makro é mais que uma ferramenta para gerir documentos, mas sim, essencial para quem quer trabalhar com assertividade. Funcionando de forma 100% remota, você pode trabalhar de onde quiser, quando quiser, e ainda conta com Inteligência Artificial Integrada, que ajuda a automatizar tarefas, organizar informações e acelerar processos que antes tomavam tempo demais. É um conjunto que deixa a rotina mais leve e o trabalho muito mais assertivo.
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Perguntas Frequentes
É o processo de organizar, armazenar e recuperar documentos contábeis e fiscais em formato digital. Ele substitui a papelada e cria um fluxo estruturado para que o escritório encontre qualquer documento com rapidez e segurança.
Guardar arquivos em pastas é apenas armazenamento. O GED vai além: ele indexa, controla versões, organiza por regras claras, permite busca por filtros e limita acessos. É uma gestão completa, não um repositório solto.
Praticamente todos: XML de notas fiscais, holerites, contratos, demonstrativos, guias de pagamento, comprovantes, relatórios, documentos de obrigações acessórias e arquivos digitalizados de papel.
Ele facilita localizar documentos por período, tipo e cliente, o que agiliza a montagem de arquivos e validação de informações para SPED, ECF, DCTF, EFD e outras obrigações. Essa organização reduz falhas e atrasos.
