Todo mês, ao obtermos nossa folha de pagamento ou holerite, às vezes não compreendemos completamente os diversos processos de descontos e acréscimos que influenciam o salário que recebemos.
A preparação do cálculo da folha é uma obrigação legal para as instituições que empregam segundo a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT. Devido à sua abrangência, o processo da folha de pagamento é complexo e frequentemente gera dúvidas, especialmente para aqueles responsáveis pelo seu fechamento. Neste conteúdo, você encontrará informações abrangentes sobre o tema e também descobrirá como o Sistema Makro System pode ser um auxílio nesse processo.
O que é Folha de Pagamento?
Em resumo, a folha de pagamento é um conjunto de informações sobre os vencimentos que um funcionário de uma empresa recebe. Trata-se de um documento obrigatório para empresas, inclusive para o Microempreendedor Individual (MEI), caso este tenha um funcionário contratado em regime CLT, conforme estabelecido pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II.
Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
Além disso, não existe um modelo oficial para a folha de pagamento, permitindo que ela seja elaborada conforme a necessidade de cada empresa. No entanto, ao criar esse documento, é fundamental estar atento à sua geração, assegurando que todas as informações legais necessárias estejam contempladas.
Dito isso, é importante compreender a diferença entre os termos remuneração e salário, uma vez que ainda pode haver confusões.
Remuneração: A remuneração ao trabalhador consiste na soma dos pagamentos realizados pelo empregador, tanto de forma direta quanto indireta. Isso inclui horas extras, adicionais, insalubridades, comissões, gratificações, entre outros. Para todos os efeitos legais, consideram-se as gorjetas recebidas pelo trabalhador, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador como contraprestação do serviço, na remuneração do empregado.
Salário: Pagamento feito ao trabalhador pelos seus serviços e pelo tempo trabalhado à disposição do empregador. Integram o salário a importância fixa estipulada, as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador.
Assim, o valor que deverá constar na folha de pagamento é o salário base acrescido das variáveis de remuneração, incluindo os descontos previstos.
Quando fecha a folha de pagamento?
A efetuação desse pagamento, conforme estabelece o artigo 459 da CLT, pode ocorrer até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido, no caso de pagamento mensal, ou até o 5º dia útil, quando se trata de pagamento semanal ou quinzenal.
Art. 459. O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações.
§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. (Parágrafo com redação dada pela Lei nº 7.855, de 24/10/1989)
Contudo, algumas empresas preferem fazer seus pagamentos no último dia do mês. Assim, o fechamento da folha acontece alguns dias antes e ganha-se um tempo a mais para o cálculo devido dos proventos e descontos.
A legislação trabalhista e previdenciária estabelece que a empresa deve calcular a folha de pagamento manualmente, de forma mecânica ou eletrônica. Essa totalização pode ser realizada coletivamente por estabelecimento da empresa, por obra na construção civil e por tomador de serviço, conforme necessário. Além disso, é obrigatório que a empresa mantenha, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento.
Como fazer uma folha de pagamento?
Realizar o cálculo da folha de pagamento demanda muita responsabilidade. O contador ou os profissionais do escritório encarregados desse processo devem possuir o máximo de conhecimento a respeito. A seguir, alguns requisitos que devem constar na folha de pagamento:
- Dados do empregador;
- Dados do empregado, cargo e função;
- Descontos realizados, como INSS, contribuição sindica, FGTS, Vales, etc;
- Número de dias trabalhados;
- Valores de horas extras, adiantamentos;
- Valor bruto e líquido do salário.
- Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
- Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
- Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
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Proventos folha de pagamento: veja quais são
Os proventos na folha de pagamento são os valores de ganho que o colaborador receberá naquele período. Vamos entender quais são os principais:
Salário
É o valor devido e pago pelo empregador ao seu empregado em razão do trabalho realizado e tempo à disposição.
Horas extras
Vê-se como hora extra ou adicional de horas de trabalho aquelas realizadas além das horas estabelecidas em contrato de trabalho. A legislação prevê que o colaborador poderá trabalhar por até duas horas além da jornada de trabalho normal.
Descanso Semanal Remunerado – DSR
Todo trabalhador tem direito a um dia de descanso remunerado, ou seja, pago. A legislação estabelece que essa folga ocorra, preferencialmente, aos domingos, mas isso não é obrigatório.
O repouso semanal deve ser de 24 horas, sem possibilidade de divisão desse tempo em horas diárias. Por outro lado, o colaborador que não cumprir sua jornada de trabalho, integralmente, poderá perder esse descanso.
Adicional Noturno
O trabalhador que realizar seu trabalho entre às 22h e às 5h para trabalhador urbano e entre às 20h e às 4h para trabalhador rural deverá receber adicional noturno, isto é, o percentual de, no mínimo, 20% do seu valor hora. A hora de serviço noturno é de 52 minutos e 30 segundos.
Adicional de insalubridade
O adicional de insalubridade deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades profissionais em condições insalubres acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho. Esse adicional é calculado sobre o salário mínimo ou sobre o piso da categoria, podendo ser de:
- 10% para grau mínimo
- 20% para grau médio
- 40% para grau máximo
Adicional de periculosidade
O adicional de periculosidade tem de ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades em contato permanente com inflamáveis, eletricidade ou explosivos em condições de risco. O adicional deverá ser de 30% sobre o salário do colaborador, sem acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa.
Salário-família
O benefício previdenciário do salário-família, que consiste no pagamento do valor correspondente por filho até 14 anos de idade ou invalidado de qualquer idade, é concedido ao colaborador vinculado ao INSS pela empresa, desde que seja comprovada a dependência econômica.
Diárias para viagens
As diárias para viagens são os valores pagos ao colaborador para cobrir despesas necessárias em uma viagem, como alimentação, transporte, hotel, entre outros.
Adicional por tempo de serviço
A empresa, que determina o tempo de casa necessário e o valor a ser pago, pode conceder o adicional por tempo de serviço, não previsto pela legislação trabalhista. Uma vez concedido, torna-se um direito do colaborador, não podendo ser retirado.
Auxílio Creche/Babá
Empresas que possuam mais de 30 colaboradoras com mais de 16 anos, têm a obrigação de oferecer um espaço físico para que as mães deixem seus filhos com idade entre 0 a 6 meses, enquanto elas trabalham. Caso esse espaço não seja ofertado pela empresa, ela passa a ser obrigada a das auxílio-creche/babá a mulher até que o bebê tenha 6 meses.
O que é descontado na folha de pagamento?
A folha de pagamento é composta, também, por descontos, isto é, os valores que devem ser deduzidos do colaborador. A seguir falaremos um pouco sobre eles:
Desconto de Previdência
É a tributação das contribuições sociais destinadas à Previdência Social. Isso significa que a empresa desconta o valor em folha referente à previdência, que será destinado ao colaborador para sua aposentadoria. As alíquotas para desconto variam, com percentuais entre 8% a 11%, dependendo do salário do funcionário.
Impostos de renda
O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF é a tributação devida sobre os rendimentos de um colaborador. A fonte pagadora, ou seja, a empresa responsável por efetuar o pagamento ou o repasse de valores à Receita Federal, deve apurar e reter o imposto de renda.
Contribuição sindical
A contribuição sindical tornou-se facultativa após a aprovação da Reforma Trabalhista em 2017. Em março de 2019, a MP 873 tentou estabelecer que, nos casos em que o colaborador optasse pelo pagamento da contribuição, o desconto não seria efetuado por meio da folha de pagamento, mas sim via boleto diretamente com o sindicato. Entretanto, a MP não foi votada dentro do prazo máximo e perdeu sua validade em junho de 2019.
Adiantamentos
Em suma, a empresa realiza o adiantamento salarial quando solicitado pelo colaborador, sendo que o valor correspondente será descontado do pagamento no mês subsequente. O desconto impacta também as deduções sobre a remuneração integral.
Faltas e atrasos
Para faltas ou atrasos sem justificativas, a corporação poderá descontar o dia não trabalhado, bem como o valor correspondente ao DSR. Além disso, se na semana que houve a falta ocorrer um feriado, o colaborador poderá ter o respectivo dia descontado.
Vale-transporte
O vale-transporte é um direito do trabalhador que utiliza o transporte público. Ou seja, a empresa deve pagar as despesas de deslocamento do colaborador de casa para o trabalho e vice-versa. Contudo, a empresa tem o direito de descontar até 6% do salário-base do colaborador, de acordo com o custo com o trajeto.
Vale-alimentação
A legislação, além de não obrigar a empresa a oferecer esse benefício, não estabelece, às que adotam, um valor mínimo para o desconto do vale-alimentação na folha de pagamento do colaborador, mas o máximo: não pode ultrapassar 20% do salário.
Além disso, as empresas que aderem ao Programa de Alimentação do Trabalhador – PAT, têm direito a deduzir as despesas com a alimentação dos colaboradores em até 4% do imposto de renda devido.
Desoneração da Folha
O termo desonerar significa tirar o ônus, isto é, desobrigar alguém ou algo a fazer alguma coisa ou reduzir sua obrigação. No caso da desoneração da folha de pagamento sua função é reduzir a carga tributária paga pelas empresas.
Até 2011, as empresas tinham apenas uma forma de tributação ao INSS, a contribuição sobre a folha de pagamento (convencional). Assim, a corporação pagava 20% sobre o valor das remunerações dos seus colaboradores.
Em 2015, as empresas obtêm uma segunda opção: a desoneração, conhecida como contribuição sobre a receita bruta. Nesse modelo, a empresa determina o valor recolhido por meio de um percentual sobre a receita bruta, variando de 1% a 4,5%, de acordo com o setor. A desoneração é efetuada a partir do imposto da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), com recolhimento via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), a guia de pagamento que centraliza os tributos das empresas destinados à União.
Como calcular folha de pagamento?
Hoje em dia, realizar manualmente o cálculo da folha de pagamento de uma empresa é praticamente impossível. Por esse motivo, um sistema contábil torna-se fundamental, pois, com esse auxílio, podemos evitar erros graves.
Nesse contexto, a Makro System é uma plataforma completa na qual você pode inserir informações desde o registro do ponto, dos benefícios, da própria folha de pagamento, e até mesmo utilizar interfaces que permitem ao colaborador acompanhar sua vida laboral, incluindo a visualização da sua folha de pagamento. Dessa forma, a geração da folha de pagamento online é rápida, permitindo que você economize tempo para lidar com outras demandas do seu dia a dia.
Além disso, como a plataforma da Makro System é totalmente integrada, ou seja, os departamentos pessoal, fiscal, contábil e financeiro estão unificados em um só lugar. A realização dos processos torna-se mais eficiente, pois você não precisa de utilizar mais programas.
O melhor de tudo é que a plataforma é online. Isso significa que você não precisa baixar programas para ocupar mais espaço no seu notebook ou computador. Dessa forma, você pode acessar no lugar e na hora que desejar.
Folha de pagamento eSocial
Com a implementação do eSocial, as empresas experimentaram um grande impacto em suas folhas de pagamento. Isso ocorre porque não há folha de pagamento no eSocial, e vice-versa. São obrigações interligadas que dependem uma da outra. Mas o que isso significa?
Isso significa que as informações relacionadas aos colaboradores devem ser transmitidas ao eSocial, abrangendo a remuneração mensal, ou seja, a folha de pagamento. Aqui na Makro System, você tem a facilidade de enviar, duplicar ou excluir eventos do eSocial, além de acessar diversos relatórios relacionados às tarefas.
Perguntas frequentes
Em suma, o sistema processa os salários de colaboradores em regime CLT, calculando descontos, benefícios e proventos.
No sistema Makro System, você terá acesso à folha de pagamento a qualquer momento desejado. Além disso, contará com inúmeras funcionalidades para auxiliar em suas demandas diárias.
