Folha de pagamento: o que é, como funciona e como calcular

Todo mês, ao recebermos a folha de pagamento ou o holerite, nem sempre compreendemos plenamente os diversos descontos e acréscimos que influenciam o salário final.

A elaboração da holerite é uma obrigação legal para as instituições que contratam empregados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Devido à sua abrangência, esse processo é complexo e frequentemente gera dúvidas, especialmente entre os profissionais responsáveis pelo seu fechamento. Neste conteúdo, você encontrará informações completas sobre o tema e descobrirá como o sistema Makro pode auxiliar nessa rotina.

O que é folha de pagamento?

Em suma, a folha de pagamento é um conjunto de informações sobre os vencimentos que um funcionário de uma empresa recebe em determinado período. Trata-se de um documento obrigatório para as empresas, inclusive para o Microempreendedor Individual (MEI), quando este possui funcionário contratado sob o regime da CLT, conforme estabelecido pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II.

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

        I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Além disso, não existe um modelo oficial de contracheque online, o que permite que ele seja elaborado conforme as necessidades de cada empresa. No entanto, ao emitir esse documento, é fundamental ter atenção à sua elaboração, assegurando que todas as informações legais obrigatórias estejam devidamente contempladas.

Qual a diferença entre salário e remuneração?

Antes de aprofundarmos o assunto, é importante compreender a diferença entre os termos remuneração e salário, uma vez que ainda podem existir confusões.

Remuneração: corresponde ao conjunto de valores pagos ao trabalhador pelo empregador, de forma direta ou indireta. Inclui horas extras, adicionais, insalubridade, comissões, gratificações, entre outros. Para todos os efeitos legais, consideram-se parte da remuneração as gorjetas recebidas pelo trabalhador, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador como contraprestação pelos serviços prestados.

Salário: é o pagamento feito ao trabalhador pelos serviços prestados e pelo tempo em que permanece à disposição do empregador. Integram o salário a importância fixa estipulada, as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador.

Assim, o valor que deve constar na folha de pagamento corresponde ao salário-base acrescido das verbas de natureza remuneratória, já considerados os descontos previstos em lei.

Quando fecha a folha de pagamento​?

A efetuação desse pagamento, conforme estabelece o artigo 459 da CLT, pode ocorrer até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido, no caso de pagamento mensal, ou até o 5º dia útil após o período trabalhado, quando se tratar de pagamento semanal ou quinzenal.

Art. 459. O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações. 

§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. (Parágrafo com redação dada pela Lei nº 7.855, de 24/10/1989)

Contudo, algumas empresas optam por realizar os pagamentos no último dia do mês. Nesses casos, o fechamento da folha ocorre alguns dias antes, o que permite maior prazo para o cálculo adequado dos proventos e descontos.

A legislação trabalhista e previdenciária determina que a empresa deve elaborar a folha de pagamento de forma manual, mecânica ou eletrônica. A empresa pode fazer essa totalização de forma coletiva, por estabelecimento, por obra na construção civil ou por tomador de serviços, conforme a necessidade. Além disso, é obrigatório que a empresa mantenha, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e os recibos de pagamento.

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Quais são os proventos em folha de pagamento?

Os proventos na folha de pagamento correspondem aos valores de ganho que o colaborador receberá naquele período. A seguir, estão os principais:

Salário

É o valor devido e pago pelo empregador ao empregado em razão do trabalho realizado e do tempo à disposição.

Horas extras

Consideram-se horas extras, ou adicionais de horas de trabalho, aquelas realizadas além das horas estabelecidas no contrato de trabalho. A legislação prevê que o colaborador poderá trabalhar por até duas horas além da jornada normal.

Descanso Semanal Remunerado (DSR)

Todo trabalhador tem direito a um dia de descanso semanal remunerado, ou seja, pago. A legislação estabelece que essa folga ocorra, preferencialmente, aos domingos, mas isso não é obrigatório.

O repouso semanal deve ser de 24 horas consecutivas, não sendo permitida a divisão desse período em horas diárias. Por outro lado, o colaborador que não cumprir integralmente sua jornada de trabalho poderá perder esse direito.

Adicional Noturno

No adicional noturno, o funcionário que realiza seu trabalho entre 22h e 5h, no caso do trabalhador urbano, e entre 20h e 4h, no caso do trabalhador rural, deverá receber o adicional noturno, correspondente a um percentual mínimo de 20% sobre o valor da hora normal. A hora de serviço noturno corresponde a 52 minutos e 30 segundos.

Adicional de insalubridade

O adicional de insalubridade deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades profissionais em condições insalubres acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho. Esse adicional é calculado sobre o salário mínimo ou sobre o piso da categoria, podendo ser de:

• 10% para grau mínimo;
• 20% para grau médio;
• 40% para grau máximo.

Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades em contato permanente com inflamáveis, eletricidade ou explosivos, em condições de risco. Esse adicional corresponde a 30% sobre o salário do colaborador, sem acréscimos decorrentes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa.

Salário-família

A empresa concede o benefício previdenciário do salário-família ao colaborador vinculado ao INSS, desde que comprove a dependência econômica, para filhos de até 14 anos ou filhos inválidos de qualquer idade.

Diárias para viagens

As diárias para viagens são valores pagos ao colaborador para cobrir despesas necessárias durante uma viagem, como alimentação, transporte, hospedagem, entre outros.

Adicional por tempo de serviço

A empresa pode conceder o adicional por tempo de serviço, que não está previsto na legislação trabalhista, definindo o tempo de casa necessário e o valor a ser pago. Uma vez concedido, a empresa não pode retirar esse adicional, pois ele se torna um direito do colaborador.

Auxílio Creche/Babá

Empresas que possuam mais de 30 colaboradoras com mais de 16 anos têm a obrigação de oferecer um espaço físico para as mães deixarem seus filhos, com idade entre 0 e 6 meses, enquanto trabalham. Caso esse espaço não seja disponibilizado pela empresa, ela fica obrigada a conceder o auxílio-creche/babá à mulher até que o bebê complete 6 meses.

O que pode ser descontado em folha de pagamento?

A folha de pagamento é composta também por descontos, ou seja, valores que devem ser deduzidos do colaborador. A seguir, falaremos um pouco sobre eles:

Desconto de Previdência

É a contribuição social destinada à Previdência Social. Isso significa que a empresa desconta o valor correspondente em folha e destina o montante ao colaborador para sua aposentadoria. As alíquotas variam, com percentuais entre 8% e 11%, dependendo do salário do funcionário.

Impostos de renda

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é a tributação devida sobre os rendimentos de um colaborador. A fonte pagadora, ou seja, a empresa responsável pelo pagamento, deve apurar e reter o imposto de renda, repassando-o à Receita Federal.

Contribuição sindical

A contribuição sindical tornou-se facultativa após a aprovação da Reforma Trabalhista, em 2017. Em março de 2019, a MP 873 tentou estabelecer que, quando o colaborador optasse pelo pagamento da contribuição, o sindicato realizaria a cobrança por meio de boleto, e não pela folha de pagamento. No entanto, o Congresso não votou a MP dentro do prazo legal, e ela perdeu sua validade em junho de 2019.

Adiantamentos

Em suma, a empresa realiza o adiantamento salarial quando o colaborador solicita e desconta o valor correspondente no pagamento do mês subsequente. Esse desconto também impacta as deduções sobre a remuneração integral.

Faltas e atrasos

Para faltas ou atrasos sem justificativa, a empresa poderá descontar o dia não trabalhado, bem como o valor correspondente ao DSR. Além disso, se na semana em que ocorreu a falta houver um feriado, o colaborador poderá ter o respectivo dia descontado.

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do trabalhador que utiliza transporte público. Ou seja, a empresa deve custear as despesas de deslocamento do colaborador de casa para o trabalho e vice-versa. Contudo, a empresa tem o direito de descontar até 6% do salário-base do colaborador, conforme o custo do trajeto.

Vale-alimentação

A legislação, além de não obrigar a empresa a oferecer esse benefício, não estabelece um valor mínimo para o desconto do vale alimentação na folha de pagamento do colaborador, mas define um limite máximo: o desconto não pode ultrapassar 20% do salário.

Além disso, as empresas que aderem ao Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) têm direito a deduzir as despesas com a alimentação dos colaboradores em até 4% do imposto de renda devido.

Desoneração da Folha

O termo desonerar significa tirar o ônus, isto é, desobrigar alguém ou algo de fazer alguma coisa, ou reduzir sua obrigação. No caso da desoneração da folha de pagamento, sua função é reduzir a carga tributária paga pelas empresas.

Até 2011, as empresas tinham apenas uma forma de tributação ao INSS: a contribuição sobre a folha de pagamento (convencional). Assim, a empresa pagava 20% sobre o valor das remunerações dos seus colaboradores.

Em 2015, as empresas passaram a ter uma segunda opção: a desoneração, conhecida como contribuição sobre a receita bruta. Nesse modelo, a empresa determina o valor recolhido por meio de um percentual sobre a receita bruta, variando de 1% a 4,5%, conforme o setor. 

Além disso, a empresa realiza a desoneração por meio da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) e recolhe o valor via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), a guia que centraliza os tributos federais.

Como elaborar uma folha de pagamento passo a passo?

Realizar o cálculo da folha de pagamento demanda muita responsabilidade. O contador ou os profissionais do escritório encarregados desse processo devem possuir o máximo de conhecimento a respeito. A seguir, alguns requisitos que devem constar no fechamento da folha:

• Dados do empregador;
• Dados do empregado, cargo e função;
• Descontos realizados, como INSS, contribuição sindical, FGTS, vales, entre outros;
• Número de dias trabalhados;
• Valores de horas extras e adiantamentos;
• Valor bruto e líquido do salário;
• Agrupamento dos segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratados por prazo determinado;
• Destaque do nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
• Indicação do número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Como calcular folha de pagamento​?

Hoje em dia, realizar manualmente o cálculo da folha de pagamento de uma empresa é praticamente inviável. Por esse motivo, um sistema contábil torna-se fundamental, pois, com esse auxílio, é possível evitar erros graves.

Nesse contexto, o Sistema Contábil Makro é uma plataforma completa, na qual você pode inserir informações desde o registro do ponto, dos benefícios e da própria folha de pagamento, até utilizar interfaces que permitem ao colaborador acompanhar sua vida laboral, incluindo a visualização de sua folha de pagamento.

Dessa forma, a geração da folha de pagamento online é rápida, permitindo que você economize tempo para lidar com outras demandas do dia a dia.

Além disso, como a plataforma do sistema Makro é totalmente integrada, ou seja, os departamentos pessoal, fiscal, contábil e financeiro estão unificados em um só lugar, a realização dos processos torna-se mais eficiente, pois não é necessário utilizar vários programas.

Assim, as rotinas do departamento pessoal podem ser realizadas de maneira simples, facilitando o trabalho do contador.

O melhor de tudo é que a plataforma é online. Isso significa que você não precisa baixar programas que ocupem espaço no notebook ou computador. Dessa forma, você pode acessar o sistema no local e no momento que desejar.

Como informar a folha de pagamento no eSocial?

Com a implementação do eSocial, as empresas passaram a ter um grande impacto na forma de lidar com a folha de pagamento. Isso ocorre porque não existe uma “folha de pagamento” separada dentro do eSocial, e, ao mesmo tempo, o eSocial depende das informações da folha para gerar os eventos obrigatórios. Ou seja, são obrigações interligadas que dependem uma da outra. Mas o que isso significa?

Isso significa que a empresa deve transmitir ao eSocial as informações dos colaboradores, incluindo a remuneração mensal, ou seja, a folha de pagamento. Para isso, é necessário que os dados de salários, descontos, benefícios, horas extras, ausências e demais variáveis sejam enviados por meio dos eventos periódicos e, quando necessário, eventos não periódicos.

No sistema Makro, você tem a facilidade de enviar, duplicar ou excluir eventos do eSocial, além de acessar diversos relatórios relacionados às tarefas, o que facilita o controle e o acompanhamento das informações enviadas.

Perguntas frequentes