A rotina de um escritório contábil envolve vários desafios no dia a dia, principalmente devido ao grande volume de obrigações acessórias e aos prazos apertados. Além disso, quanto mais tempo os profissionais dedicam às burocracias e às tarefas repetitivas, menos tempo sobra para focar no crescimento do negócio.
Por isso, para manter o controle das obrigações acessórias e tornar a rotina organizada, contar com ferramentas de gestão contábil se torna essencial. Essas soluções ajudam a centralizar informações, reduzir tarefas manuais e otimizar diferentes processos do escritório.
Ao longo deste conteúdo, você vai entender como a tecnologia pode ajudar na rotina contábil e conhecer algumas ferramentas que podem facilitar esses processos.
Você vai ler:
O que são ferramentas de gestão contábil e por que utilizá-las?
As ferramentas de gestão contábil são plataformas desenvolvidas para automatizar diferentes processos de um escritório contábil. Elas substituem controles manuais por fluxos digitais e integrados, auxiliando desde a gestão das obrigações até a geração de relatórios.
Ao utilizá-las, o contador consegue reduzir o tempo gasto com tarefas repetitivas e com a digitação manual de dados. Afinal, imagine ter que inserir uma a uma todas as informações em uma planilha. Quanto tempo seria gasto nesse processo? Além disso, o uso de um software contábil ajuda a minimizar os riscos de erros humanos.
Algumas ferramentas também oferecem integrações com outras soluções, permitindo centralizar dados e informações em um único ambiente. Na prática, isso facilita a organização do escritório e reduz o tempo gasto em tarefas operacionais.
Principais ferramentas de gestão contábil
Para você entender melhor como a tecnologia pode ajudar na rotina, separamos 5 ferramentas de gestão contábil disponíveis no mercado e explicamos os principais recursos de cada uma.
Sistema Makro
Uma das ferramentas é o sistema contábil Makro. A plataforma foi desenvolvida para auxiliar estudantes, profissionais em começo de carreira e grandes escritórios. Em um único ambiente, são integrados os departamentos pessoal, fiscal, contábil e financeiro.
Além disso, o sistema conta com a Gestora Inteligente (Gi), uma IA que auxilia os profissionais durante suas atividades. Com ela, é possível tirar dúvidas sobre a plataforma, solicitar suporte gratuito ou mentoria, consultar a agenda tributária, convenções coletivas e informações financeiras, além de utilizar recursos que auxiliam na execução de consultas em rotinas fiscais.
Sólides Tangerino
Solução alternativa disponível é a Sólides Tangerino. A plataforma é voltada para a gestão da jornada de trabalho e para processos do Departamento Pessoal. Entre os recursos disponíveis estão o controle de ponto digital, banco de horas, admissão digital e gestão de férias e documentos.
O registro de ponto pode ser realizado pelo aplicativo, pela plataforma web ou pelo totem. A solução também conta com recursos como geolocalização e reconhecimento facial, que ajudam no controle e na validação das marcações.
Com esses recursos, o escritório consegue diminuir o uso de controles manuais e facilitar a conferência da jornada dos colaboradores. Além disso, a plataforma pode ser integrada a sistemas de folha de pagamento, o que ajuda no envio das informações utilizadas no fechamento da folha.
eNotas
Já o eNotas é uma solução voltada para a automação da emissão de notas fiscais de produtos e serviços. A plataforma permite integrar as vendas ao processo de emissão fiscal, reduzindo a necessidade de preencher as informações manualmente.
O sistema possui integração com diferentes plataformas de vendas e meios de pagamento, como sistema Makro, entre outras. Com essas integrações, as informações das vendas podem ser enviadas para o eNotas e utilizadas na emissão automática dos documentos fiscais. Em algumas plataformas, por exemplo, a nota pode ser gerada automaticamente após a confirmação da venda.
Tip Soft
Outra ferramenta de gestão empresarial é a TipSoft, que reúne diferentes processos em um único sistema. A plataforma conta com recursos para gestão financeira e fiscal, controle de estoque, emissão de documentos fiscais, pedidos, orçamentos e relatórios gerenciais.
No financeiro, por exemplo, é possível acompanhar contas a pagar e a receber, enquanto o controle de estoque permite visualizar movimentações e organizar entradas e saídas de produtos. A ferramenta também permite importar documentos fiscais de fornecedores e emitir documentos. Com essas informações reunidas, a empresa consegue acompanhar diferentes áreas do negócio sem depender de vários controles separados.
ANI Sistemas
Por fim, entre as ferramentas de gestão contábil que também podem contribuir para a organização das empresas, está a ANI Sistemas. A empresa desenvolve soluções voltadas para a gestão de operações florestais e agroindustriais, reunindo diferentes processos em uma única plataforma.
Entre os recursos disponíveis estão ERP, Business Intelligence, controle de orçamento, estoque, logística, manutenção e gestão operacional. O sistema também permite acompanhar centros de custos, informações financeiras e relatórios gerenciais, facilitando o controle de diferentes áreas do negócio.
Como escolher a ferramenta ideal para o seu modelo de negócio
Com tantas opções disponíveis no mercado, como as cinco que citamos anteriormente, escolher entre as diferentes ferramentas de gestão contábil pode gerar dúvidas. Afinal, a melhor escolha não é necessariamente a solução mais cara, mas aquela que realmente atende à realidade e às necessidades do seu escritório.
Antes de contratar uma ferramenta, observe quais atividades consomem mais tempo na rotina. Por exemplo, se a emissão de notas fiscais ainda exige muitos processos manuais, pode ser interessante procurar uma solução que automatize essa etapa.
Outro ponto importante é a usabilidade. Ao escolher um sistema de gestão empresarial, verifique se a plataforma possui uma interface intuitiva e se pode ser utilizada pela equipe.
Também é importante avaliar a escalabilidade da solução. Ou seja, verificar se o sistema consegue acompanhar o crescimento do escritório, suportando um volume maior de demandas sem comprometer o funcionamento.
Confira se a ferramenta oferece integração com outros sistemas utilizados pelo escritório. Quando as plataformas conseguem trocar informações entre si, há menos necessidade de inserir os mesmos dados manualmente, contribuindo para a redução de erros contábeis.
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Como saber se a ferramenta está trazendo resultados para o escritório
Depois da contratação, é importante acompanhar se as ferramentas de gestão contábil realmente estão trazendo resultados para o escritório. Antes mesmo de contratar uma solução, vale verificar se a plataforma oferece um período de teste ou algum plano gratuito. Assim, é possível conhecer os recursos e entender se a ferramenta atende às necessidades da equipe.
O sistema Makro, por exemplo, possui um plano gratuito que pode ser utilizado tanto por quem deseja conhecer a plataforma quanto por profissionais que estão começando na área.
Após iniciar o uso da ferramenta, compare alguns pontos da rotina do escritório. Você pode analisar, por exemplo, quanto tempo a equipe levava para realizar o fechamento da folha de pagamento antes da implementação e quanto tempo passou a gastar depois. Se o processo ficou mais rápido, já é possível identificar um ganho de produtividade.
Também observe se houve redução de erros, retrabalhos e correções em declarações e outras atividades do dia a dia. Outro ponto importante é verificar se o escritório passou a atender um volume maior de demandas sem sobrecarregar a equipe.
Converse com os profissionais que utilizam a ferramenta. Entenda se a plataforma é fácil de usar, se os recursos ajudam na rotina e se a equipe percebeu melhorias nos processos.
Perguntas frequentes
As principais ferramentas incluem sistemas contábeis, plataformas de controle de ponto, emissores de notas fiscais e soluções de gestão financeira. Elas ajudam a automatizar tarefas e organizar a rotina do escritório.
Elas reduzem tarefas manuais, centralizam informações e agilizam processos. Com isso, a equipe ganha tempo e diminui o risco de erros.
Avalie as necessidades do escritório, a facilidade de uso, as integrações e a capacidade de acompanhar o crescimento da empresa. Sempre que possível, teste a ferramenta antes da contratação.
Gi, Gestora Inteligente