Aprenda como realizar o fechamento de folha de pagamento no eSocial

O eSocial revolucionou a maneira como as empresas lidam com suas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tornando-se uma ferramenta fundamental para o fechamento de folha de pagamento.

Deste modo, vamos explorar neste artigo como realizar esse fechamento da folha no eSocial, destacando os principais pontos a serem considerados e fornecendo orientações práticas. Compreender e dominar esse processo é essencial para assegurar a conformidade com a legislação e evitar problemas e penalidades.

Aprenda a otimizar a gestão das obrigações trabalhistas e previdenciárias, simplificando procedimentos burocráticos e garantindo transparência nos direitos e deveres dos colaboradores e empregadores.

O que são eventos periódicos?

Os eventos periódicos são aqueles que possuem uma data de execução pré-estabelecida e devem ser realizados dentro do período determinado pelo Fisco. Dessa forma, as atividades ou processos relacionados aos eventos periódicos para o fechamento da folha de pagamento ocorrem regularmente em uma empresa, concluindo o ciclo de pagamento dos funcionários.

Esses eventos são realizados em intervalos predefinidos, geralmente mensalmente, e envolvem uma série de tarefas essenciais para calcular os salários, deduções e benefícios dos colaboradores.

No sistema eSocial, são contabilizados os fatos geradores relacionados aos eventos periódicos S-1200 e S-1210. Enquanto o primeiro é registrado no regime de competência, o segundo é registrado no regime de caixa.

Independentemente do tipo de evento, é crucial verificar a precisão das informações antes de enviá-las para o eSocial, a fim de evitar erros no sistema fiscal.

Alguns exemplos de eventos periódicos para o fechamento de folha de pagamento:

• Coleta de dados: Os dados relevantes dos funcionários, como horas trabalhadas, faltas, horas extras, benefícios e outras informações relacionadas à remuneração, são coletados e registrados em sistemas de gerenciamento de folha de pagamento.
• Cálculo de salários: Com base nos dados coletados, os salários brutos de cada funcionário são calculados. Isso pode incluir cálculos de horas regulares, horas extras, adicionais noturnos, comissões, entre outros.
• Deduções e contribuições: Nessa etapa, são aplicadas as deduções legais e voluntárias, como imposto de renda, contribuição previdenciária, planos de saúde, vale-transporte, entre outros. As contribuições dos empregados e empregadores também são calculadas, se aplicável.
• Cálculo de benefícios: Caso a empresa ofereça benefícios adicionais, como planos de previdência privada, planos de saúde complementares ou vale-alimentação, esses valores são calculados e incluídos no total de remuneração dos funcionários.
• Geração de holerites: Os holerites, ou contracheques, são elaborados com base nos cálculos realizados, detalhando os valores de salário bruto, deduções, benefícios e o valor líquido a ser pago ao funcionário.
• Pagamento dos salários: Após a elaboração dos holerites, os valores líquidos são transferidos para as contas bancárias dos funcionários por meio de depósito direto ou outros métodos de pagamento definidos pela empresa.
• Relatórios e obrigações legais: A empresa deve gerar relatórios e cumprir obrigações legais, como o envio das guias de recolhimento de impostos e contribuições, declarações de obrigações trabalhistas e previdenciárias, entre outros documentos requeridos por órgãos governamentais.

Esses eventos periódicos são fundamentais para garantir que os funcionários sejam pagos corretamente e em conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária aplicável.

Quais são os eventos periódicos do eSocial ligados ao fechamento da folha?

Quando o evento S-1200 ou o evento S-1202 é enviado, ativa-se a folha de pagamento. Na contabilidade, esse evento marca o início de um estágio de apuração. Durante esse estágio, a entidade realiza registros e cálculos contábeis para apurar os resultados financeiros e patrimoniais.

Durante esse período, registram-se as transações financeiras, preparam-se os demonstrativos contábeis e realizam-se os ajustes necessários para refletir com precisão a situação financeira da entidade.

Os eventos periódicos ligados ao fechamento da folha são:

• S-1200: Remuneração do trabalhador ligado ao Regime Geral de Previdência Social

  Utilizado para informar os detalhes da remuneração dos trabalhadores vinculados ao Regime Geral de Previdência Social (RGPS). São incluídas informações como salários, horas extras, adicional noturno, comissões e demais componentes da remuneração.

• S-1202: Remuneração de servidor ligado ao Regime Próprio de Previdência Social (RPPS)

  Semelhante ao S-1200, mas é utilizado para informar a remuneração de servidores públicos vinculados ao Regime Próprio de Previdência Social (RPPS). São informados os detalhes sobre a remuneração desses servidores, incluindo salários, vantagens, adicionais, entre outros.

• S-1207: Benefícios dos entes públicos

  Serve para informar os benefícios concedidos aos servidores públicos, como auxílio-alimentação, auxílio-transporte, auxílio-saúde, entre outros. Esses benefícios são detalhados no evento para fins de registro e cumprimento das obrigações previdenciárias.

• S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho

  Usado para informar os pagamentos de rendimentos do trabalho realizados aos trabalhadores, tais como salários, décimo terceiro salário, adiantamentos, bonificações e outras verbas relacionadas.

• S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física

  Utilizado para informar a comercialização da produção rural realizada por pessoa física. Ele registra os detalhes sobre essa comercialização, como a quantidade, o valor, o adquirente e outros dados pertinentes.

• S-1270: Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários

  Informa a contratação de trabalhadores avulsos não portuários. Ele registra os dados do trabalhador, a natureza da atividade, o período de prestação de serviços e outras informações relacionadas à contratação.

• S-1280: Informações Complementares aos eventos periódicos:

  Fornece informações complementares aos eventos periódicos já enviados. Essas informações podem incluir retificações, inclusões de dados omitidos ou qualquer outro detalhamento adicional necessário para corrigir ou complementar os eventos anteriores.

• S-1298: Reabertura dos eventos periódicos

  Usado para reabrir eventos periódicos que foram fechados anteriormente. Ele permite que a empresa faça ajustes ou correções nos eventos já transmitidos e fechados, caso necessário.

• S-1299: Fechamento dos eventos periódicos

  Usado para fechar os eventos periódicos, consolidando todas as informações transmitidas durante o período de apuração. Ao realizar o fechamento, a empresa está declarando que concluiu o envio das informações referentes à folha de pagamento dentro do prazo estabelecido.

Fique atento

Como visto anteriormente, o evento S-1299 fecha as informações repassadas pelas empresas, encerrando assim o ciclo de transmissão da folha de pagamento daquele mês. Em outras palavras, o evento S-1299 — depois de ser corrigido e validado — termina o processo totalizador da base de cálculo abrangida por aquela folha de pagamento. 

Então, isso viabiliza a definição de crédito e o recebimento pela Receita Federal das devidas contribuições do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e da previdência social.

Como o contador deve proceder no fechamento da folha de ponto?

O fechamento da folha de ponto é uma etapa crucial no processo de fechamento da folha de pagamento. Para realizar essa atividade, o contador deve seguir algumas etapas importantes, veja abaixo o passo a passo de como agira para essa situação.

Coleta dos registros de ponto:

O contador deve receber e verificar os registros de ponto de todos os funcionários da empresa. Esses registros podem ser realizados manualmente, por meio de relógios de ponto ou sistemas eletrônicos.

Cálculo das horas trabalhadas:

Com base nos registros de ponto, o contador deve calcular as horas trabalhadas por cada funcionário. Isso pode incluir horas normais, horas extras, horas noturnas, intervalos de descanso, entre outros. É importante aplicar corretamente as regras trabalhistas e as convenções coletivas para determinar os valores corretos.

Tratamento de ocorrências:

Durante o processo de fechamento da folha de ponto, o contador deve lidar com ocorrências específicas, como faltas, atrasos, licenças, afastamentos e outros eventos relacionados à presença do funcionário. É necessário aplicar as regras da legislação trabalhista e as políticas internas da empresa para determinar os impactos dessas ocorrências na remuneração do colaborador.

Cálculo dos encargos trabalhistas:

Com as horas trabalhadas calculadas, o contador deve determinar os encargos trabalhistas a serem pagos, como o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e demais contribuições e benefícios devidos aos funcionários.

Integração com o sistema de folha de pagamento:

O contador deve integrar as informações da folha de ponto com o sistema de folha de pagamento da empresa. Isso envolve o registro das horas trabalhadas, cálculos de remuneração e encargos, e a geração dos recibos de pagamento.

Revisão e fechamento:

Após realizar todos os cálculos e integrações necessárias, o contador deve revisar cuidadosamente os dados para garantir sua precisão e conformidade com a legislação trabalhista. Após a revisão, a folha de ponto pode ser considerada fechada e pronta para o processamento da folha de pagamento.

É importante ressaltar que as etapas podem variar dependendo das políticas e processos específicos de cada empresa, assim como da legislação trabalhista vigente. Portanto, o contador deve estar atualizado sobre as normas e regulamentos aplicáveis e adotar boas práticas contábeis no fechamento da folha de ponto.

Folha de pagamento x eSocial: qual a relação?

A folha de pagamento e o eSocial estão diretamente relacionados. Deste modo, pode-se entender que a folha de pagamento é o documento contábil que registra os pagamentos aos funcionários, enquanto o eSocial é um sistema que centraliza o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais para os órgãos governamentais.

Deste modo, a relação entre a folha de pagamento e o eSocial ocorre no sentido de que os dados da folha de pagamento precisam ser integrados e enviados corretamente por meio do eSocial. Portanto, isso garante que as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais estejam em conformidade com a legislação vigente e sejam devidamente registradas nos órgãos competentes.

Portanto, a folha de pagamento fornece os dados essenciais que alimentam o eSocial, enquanto o eSocial atua como um canal de comunicação oficial entre as empresas e o governo para o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Sistema para fechamento de folha de pagamento ideal para contadores

Se você é contador e/ou trabalha em uma empresa de contabilidade, com certeza deve saber que o sistema eSocial vive se atualizando e apresentando novas atualizações, principalmente quanto ao fechamento da folha de pagamento.

E apesar de essas melhoras serem para aumentar a produtividade dos profissionais, é natural que eles precisem passar por treinamentos para não perderem nenhuma novidade imposta pelo Fisco.

Por isso, a fim de garantir que os dados transmitidos estejam livres de erros, contar com um sistema de gestão contábil é uma excelente solução para cumprir a legislação e evitar penalidades.

Portanto, invista em um software contábil que seja integrado ao eSocial, como o Sistema Makro. Nossa solução reúne as informações necessárias para fechar a folha de pagamento e enviar esse documento ao governo sem erros de preenchimento.

Tire suas dúvidas sobre Fechamento da folha de pagamento