Na rotina diária de um escritório de contabilidade, o fluxo de papelada referente às empresas é intenso. Isso porque contratos, guias de recolhimento de tributos, admissões, rescisões, registros de funcionários e folhas de ponto são somente alguns dos documentos gerados pelo departamento pessoal.
Além disso, seja em formato físico ou digital, todos esses documentos precisam ser organizados e arquivados corretamente para garantir a eficiência do escritório e da empresa. Por isso, entender quais são esses registros e como lidar com eles é fundamental para a segurança e a saúde do negócio.
Sendo assim, neste texto, vamos explicar os principais processos que envolvem os documentos do departamento pessoal.
Você vai ler:
Quais são os documentos do departamento pessoal?
O departamento pessoal é a área encarregada de gerenciar toda a documentação relacionada aos colaboradores de uma empresa, abrangendo desde o momento da contratação até a rescisão do vínculo empregatício.
Além disso, é importante ressaltar que, mesmo o Microempreendedor Individual (MEI), quando possui um funcionário — o que é permitido por lei —, deve realizar todos os procedimentos correspondentes a esse setor.
Adicionalmente, os documentos do departamento pessoal são essenciais para manter o controle dos processos internos, assegurar o cumprimento das exigências legais e resguardar os direitos dos trabalhadores. Por fim, esses registros também atua como comprovação formal em casos de fiscalização ou eventuais ações judiciais.
Abaixo, listamos os principais documentos do departamento pessoal:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): seja física ou digital, é onde se registra o vínculo empregatício com a empresa.
- Livro de registro de empregados: contém os dados pessoais e contratuais dos colaboradores da empresa.
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): documento médico que verifica se o profissional está apto para exercer suas funções.
- Holerite (folha de pagamento): comprovante da remuneração mensal do colaborador.
- Controle de ponto: registros da jornada de trabalho, incluindo entradas, saídas e horas extras.
- Aviso de férias: documento que informa o período de férias do colaborador.
- Comprovantes de guias de recolhimento: referem-se aos pagamentos de tributos como FGTS, INSS e IRRF.
- Aviso prévio: documento que formaliza o desligamento do colaborador, seja por iniciativa da empresa ou do funcionário.
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT): documento que detalha as verbas rescisórias a serem pagas ao colaborador no encerramento do vínculo empregatício.
Como arquivar documentos do departamento pessoal?
Arquivar os documentos do departamento pessoal é essencial para garantir a conformidade legal e a segurança das informações. Por isso, é ideal que o escritório de contabilidade e a empresa disponham de um local de arquivamento organizado para guardar a documentação.
Assim, uma das formas mais comuns é manter uma pasta para cada colaborador, com os documentos contratuais e pessoais organizados cronologicamente, o que facilita consultas futuras aos arquivos.
Além disso, contar com uma plataforma contábil, como o Sistema Makro, permite realizar os processos de forma eficiente, gerar relatórios e analisar dados com mais precisão. Portanto, com essa ferramenta, você evita multas, otimiza o tempo da equipe e simplifica o acesso às informações.
O sistema auxilia o contador no gerenciamento e armazenamento dos documentos e dados dos colaboradores, como folhas de pagamento, contratos e registros de afastamentos. Dessa forma, garante mais segurança e organização.
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Qual é o prazo para guardar os documentos do departamento pessoal?
Em suma, o prazo para guardar os documentos do departamento pessoal pode variar, ao depender do tipo de documento. Em outras palavras, não há um prazo único para a guarda dos arquivos: alguns precisam ser mantidos por longos períodos, enquanto outros podem ser descartados em prazos mais curtos.
Assim, documentos relacionados ao desligamento de colaboradores podem ser descartados após 2 anos. Por outro lado, arquivos como GPS e recibos de pagamentos devem ser mantidos por pelo menos 5 anos, conforme exigências legais.
Abaixo, apresentamos uma tabela completa com os prazos de guarda para documentos tributários, trabalhistas e previdenciários:
Documentos Tributários
Prazo de guarda: 5 anos
- Imposto de Renda (IR)
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
- Programa de Integração Social (PIS)
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
- Simples Nacional
- Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos
- Livros fiscais e contábeis
- Sistemas eletrônicos de escrituração fiscal ou contábil
- Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf
- Declaração de Ajuste Anual e respectivos comprovantes
Documentos Trabalhistas e Previdenciários
Prazo de guarda: 30 anos
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC)
Duração de armazenamento: 10 anos
- Folhas de pagamento
- Sistemas eletrônicos com dados trabalhistas e previdenciários
Tempo de conservação: 5 anos
- Guia da Previdência Social (GPS)
- Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (GRCSU)
- Recibos de pagamento de salário, férias, 13º salário
- Controle de ponto
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Tempo de arquivamento: 2 anos
- Termo de rescisão do contrato de trabalho
- Pedido de demissão
- Aviso-prévio
Período de armazenamento: Indeterminado
- Contrato de trabalho
- Livro ou ficha de registro de empregados
O Sistema Makro facilita a gestão de documentos do RH
O Sistema Makro é uma plataforma contábil integrada e online, que reúne os departamentos pessoal, fiscal e contábil. Foi desenvolvido para auxiliar o contador em todas as suas demandas, simplificando processos e otimizando o tempo.
Com o sistema, o profissional pode gerar diversos relatórios, imprimi-los e enviá-los por WhatsApp ou e-mail. Além disso, é possível salvar arquivos em pastas na própria plataforma, permitindo o upload de documentos do departamento pessoal e de outras áreas.
Não podemos esquecer da agenda que o sistema contábil oferece. Com ela, você pode registrar seus compromissos, obrigações contábeis e outras tarefas importantes de forma prática e organizada.
Por fim, caso tenha dúvidas sobre alguma ferramenta ou processo, é possível solicitar suporte gratuito e mentorias com nossos especialistas, que estarão prontos para auxiliá-lo.
Fonte: Fecomércio SP
Perguntas frequentes
Entre os principais estão contratos de trabalho, holerites, folhas de ponto, férias, atestados, e rescisões. Além disso, incluem-se documentos de admissão e desligamento.
Em suma, depende do tipo de documento, mas, em geral, o prazo varia entre 5 e 30 anos. Por isso, é essencial seguir a legislação trabalhista e previdenciária.
Primeiramente, separe por tipo e data. Em seguida, digitalize e utilize pastas nomeadas ou sistemas online para manter tudo acessível e seguro.
