Se você é contador ou empresário que está enquadrado no Simples Nacional, você já ouviu falar ou até mesmo já teve dúvidas sobre o que é a DEFIS. Essa é uma obrigação acessória de muita importância para esses profissionais.
Por isso, neste guia completo, nós vamos abordar tudo o que você precisa saber para realizar a entrega com sucesso e sem dor de cabeça no futuro. Afinal, a DEFIS requer diversas informações da estrutura da empresa, dos funcionários e das funções que ela executou. Sendo assim, siga lendo e descubra como fazer o envio correto desta obrigação.
Você vai ler:
O que é a DEFIS?
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, também conhecida como DEFIS, é uma obrigação acessória que deve ser entregue anualmente pelas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), optantes pelo regime Simples Nacional. Por isso, devem informar dados sobre a receita bruta, os custos, as despesas, o lucro ou prejuízo e o número de empregados da empresa, além de outras informações.
A DEFIS era anteriormente chamada de Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), mas a partir da Resolução CGSN n.º 94, de 19 de novembro de 2021, teve seu nome alterado. É válido reforçar que, apesar da alteração, a obrigação continua a mesma. Deste modo, o DEFIS (antiga DASN) é um documento que visa informar a Receita Federal do Brasil (RFB) sobre todos os dados referentes às questões econômicas, fiscais e sociais das empresas optantes pelo Simples Nacional. A partir dela, a RFB também toma conhecimento dos tributos recolhidos.
Tipos de declaração:
- Original: É a primeira declaração apresentada pela pessoa jurídica relativamente a um determinado ano-calendário;
- Retificadora: é a declaração apresentada que visa retificar informações constantes de declaração original ou retificadora anteriormente apresentada;
- Situação Normal: é a declaração, original ou retificadora, que não é de situação especial;
- Situação Especial: é a declaração apresentada pela pessoa jurídica extinta (extinção voluntária ou por decretação de falência), cindida parcialmente, cindida totalmente, fusionada ou incorporada.
Qual a lei rege a Defis?
A lei que institui a DEFIS é a Lei Complementar n.º 123/2006 e por meio da Resolução CGSN n.º 140/2018. Entretanto, essa legislação passa por diversas atualizações, a fim da adequação da obrigação às demandas daquele determinado calendário. Por isso, recomenda-se que os contadores fiquem atentos às atualizações propostas e publicadas pelo governo sobre o assunto.
Qual o prazo de entrega da Defis?
Já sabemos que a DEFIS é um documento importante para as empresas optantes pelo Simples Nacional e a entrega nos prazos é fundamental, pois é através dela que é possível informar ao governo federal sobre a situação fiscal e econômica do negócio.
O prazo de entrega da DEFIS geralmente ocorre no último dia do mês de março de cada ano, referente aos fatos ocorridos no ano anterior. No entanto, ainda assim, é importante estar atento aos prazos e acompanhar junto das empresas a data para, assim, evitar possíveis penalidades e multas por atraso.
Além disso, ressaltamos que está é uma obrigação que deve ser entregue de forma eletrônica, através do Portal do Simples Nacional. Portanto, é necessário ter em mãos todas as informações fiscais e econômicas da empresa para preencher o documento de forma correta e evitar erros que possam prejudicar o negócio.
O que acontece se não entregar a DEFIS?
A princípio, não entregar a DEFIS não traz punições financeiras, ou seja, não há multas. Porém, caso a empresa não realize o envio desta obrigação na data estipulada, ela terá problema no pagamento da DAS do mês seguinte. Ou seja, caso ela não envie a DEFIS em março, em abril ela não conseguirá emitir e pagar a DAS, o que acarretará outros problemas devido ao atraso desse documento.
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A importância de entregar a DEFIS no prazo
Apesar de não ser uma obrigação em que se aplicam multas, a DEFIS possui uma grande importância para a relação entre empresas e o Estado. De fato, é fundamental que as empresas se atentem aos prazos de entrega da DEFIS e busquem cumprir essa obrigação acessória dentro do prazo estabelecido, evitando problemas futuros.
A entrega da DEFIS no prazo é de extrema importância pelos seguintes fatos:
- Garante o cumprimento das obrigações fiscais: por ser uma obrigação acessória importante, sua entrega no prazo é fundamental para que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais. Ou seja, a empresa não terá dores de cabeça com o Fisco;
- Facilita a gestão financeira da empresa: a declaração é um aglomerado de informações. Por isso, ela fornece dados valiosos para a gestão financeira da empresa. Assim permitindo que os gestores possam tomar decisões mais assertivas em relação aos investimentos, redução de custos e melhoria da lucratividade;
- Contribui para a transparência: estar em dia com essa obrigação significa dizer para o Fisco que a empresa não está escondendo nada. Assim, apoia a transparência da empresa, demonstrando comprometimento com as obrigações legais e com a gestão responsável dos recursos.
O que é declarado na DEFIS?
Para que se faça o envio da obrigação de maneira correta, é preciso que o contador tenha em mãos uma série de informações para realizar o preenchimento do que é solicitado. Assim, devem ser informados os seguintes dados:
- Ganhos de capital;
- Quantidade de empregados no início e no final do período apurado;
- Valor do Lucro Contábil Apurado;
- Receita de exportação direta;
- Receita de exportação por meio de exportadora;
- Identificação e rendimentos de cada um dos sócios;
- Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável;
- Doações a campanhas eleitorais.
- Dados sobre o município;
- Estoque inicial e final do período abrangido pela declaração;
- Saldo em caixa e em banco, no início e no final do período;
- Total em aquisições, transferências e saída de mercadorias;
- Total de gastos do período, incluindo as despesas operacionais, custos, salários, etc.
As microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) devem ser optantes pelo Simples Nacional e fazer o envio da declaração através do Simples Nacional utilizando o certificado digital. Para realizar o envio da declaração, é preciso inserir todas as informações no Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D), disponibilizado pela Receita Federal, ou importar do seu software contábil.
Posso declarar a DEFIS zerada?
Declarar a DEFIS zerada ou de empresa inativa é obrigatório. Sendo assim, a ME ou EPP que permanecer inativa durante todo o ano-calendário referente à declaração, tem como obrigação informar ao fisco a situação na qual se encontra essa condição na DEFIS.
Conforme o trazido pelo Conselho Regional de Contabilidade do Mato Grosso do Sul (CRCMS); “É considerada inativa a empresa que não apresentar mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário”.
Portanto, aquela declaração que tiver inatividade ou zerada será apresentada na DEFIS em todos os períodos do respectivo ano-calendário, com o valor da Receita Mensal (RPA) igual a zero, onde será exibida na declaração, a opção para informar se esteve inativa.
O Sistema Contábil ideal que oferece relatórios para declaração
Você sabia que o Sistema Makro oferece relatório para auxiliar no preenchimento da DEFIS?
Isto é, a Makro é um sistema que busca estar sempre atualizado com as mudanças de todas as legislações contábeis. Por isso, contadores que utilizam o Sistema Makro, podem ter a certeza de realizar a entrega da DEFIS sem preocupações. Abaixo enumeramos como o Sistema Contábil Makro pode ajudar o contador a realizar essa tarefa dentro do prazo.
Veja os benefícios de usar o Sistema Makro para emitir a declaração
- Automatização de processos: o sistema Makro pode automatizar diversas etapas do processo de preenchimento e entrega da DEFIS, como a importação de dados de outras fontes, a validação de informações e a geração automática de relatórios e arquivos para envio ao governo;
- Controle de prazos: até ajuda a manter um controle efetivo dos prazos de entrega da DEFIS, emitindo alerta e notificações em caso de proximidade do prazo ou de atraso na entrega;
- Redução de erros: com a automatização de processos e a validação automática de informações, o sistema Makro pode reduzir significativamente a ocorrência de erros no preenchimento da DEFIS, evitando retrabalhos e prejuízos para a empresa;
- Armazenamento seguro de informações: o sistema Makro System é online e oferece recursos de armazenamento seguro e confiável de informações fiscais e contábeis da empresa. Sendo assim, útil tanto para a geração da DEFIS quanto para outras obrigações fiscais e contábeis;
- Facilidade de acesso e compartilhamento: o sistema contábil da Makro pode ser acessado de qualquer lugar e a qualquer momento. Assim, pode facilitar o trabalho do contador e permitir um melhor acompanhamento por parte do empresário. Além disso, o sistema pode permitir o compartilhamento de informações e relatórios com outros profissionais, como advogados e consultores.
Assista ao vídeo abaixo e conheça essa novidade dentro do sistema Makro:
Lembrando que o Contábil deve estar encerrado para que não aconteça divergência de informações futuras.
Conclusão
Em suma, entender a DEFIS e cumprir com essa obrigação é fundamental para garantir a regularidade fiscal e evitar complicações para a sua empresa. Os contadores desempenham um papel crucial ao manterem-se atualizados sobre os prazos e leis que regem a DEFIS. A entrega no prazo é mais do que uma obrigação legal: é uma prática que assegura a saúde financeira da empresa e evita penalidades que podem impactar severamente os negócios.
Portanto, utilizar o Sistema Makro pode ser um grande diferencial nesse processo. Com ele, você obtém relatórios precisos e completos, facilitando a emissão da declaração. Além disso, a Makro oferece benefícios que vão além da simples emissão da DEFIS, proporcionando uma gestão contábil mais eficiente e segura. Por fim, um sistema que simplifique a sua rotina e mantenha seus clientes em conformidade com legislação, pode ser o melhor investimento que ajudará no crescimento da sua contabilidade.
Tire suas dúvidas sobre a Defis
DEFIS é a sigla para “Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais”, uma obrigação acessória exigida no Brasil para empresas enquadradas no Simples Nacional.
Na DEFIS, são declaradas informações econômicas, financeiras, patrimoniais e fiscais da empresa, como receitas, despesas, folha de pagamento, estoque, entre outros dados relevantes.
O prazo de entrega da DEFIS geralmente é até o último dia útil de março do ano seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.
Não há multa a ser paga pelo atraso ou não entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Entretanto, não realizar essa entrega resulta em outras formas de prejuízos. Assim, se a DEFIS referente ao ano anterior não tiver sido entregue o contribuinte fica impossibilitado de usar o PGDAS-D.
