A tecnologia já é uma realidade em muitas empresas, e nos escritórios de contabilidade não é diferente. Nesse tipo de organização, a transformação geralmente ocorre por meio do uso de softwares capazes de automatizar tarefas repetitivas, tornando a rotina diária mais produtiva.
Esses sistemas vêm se tornando cada vez mais úteis, como é o caso da contabilidade integrada. Ela é benéfica não apenas para o contador, mas também para o departamento pessoal da empresa.
Para que o fechamento contábil funcione corretamente, é necessário que algumas informações específicas sejam disponibilizadas dentro de determinados prazos. No entanto, isso nem sempre acontece. Por esse motivo, a integração com o sistema do escritório de contabilidade surge como uma forma de envio de dados mais ágil, produtiva e eficiente.
Hoje falaremos tudo sobre contabilidade integrada. Confira como ela pode ser útil para a sua empresa ou para o seu escritório de contabilidade!
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O que é contabilidade integrada?
Como o próprio nome sugere, a contabilidade integrada nada mais é do que a integração do departamento contábil da empresa com outros setores diretamente relacionados a ele, principalmente a área de recursos humanos. Dessa forma, informações financeiras, fiscais e estratégicas passam a estar conectadas, possibilitando maior alinhamento entre os núcleos e uma gestão mais eficiente do negócio.
Mas agora você pode estar se perguntando: como a contabilidade integrada funciona na prática?
Com toda a tecnologia disponível atualmente, é possível realizar essa integração por meio de ferramentas e sistemas de gestão contábil integrados, que são responsáveis por conectar diferentes setores e centralizar as informações. Assim, torna-se mais fácil automatizar processos e organizar o fluxo de dados necessários para atender às demandas da empresa.
Mesmo que não haja um profissional contábil dentro da própria empresa, já que muitas organizações terceirizam essa função, é muito importante aplicar esse conceito. A falta de integração entre o contador e os dados da empresa pode ocasionar erros graves e, consequentemente, diversos problemas para o negócio.
Quais são os principais benefícios da contabilidade integrada para o escritório?
A contabilidade integrada pode trazer uma série de vantagens para o escritório de contabilidade. A seguir, citaremos algumas delas.
Uma das principais vantagens de utilizar a integração com o sistema contábil é o ganho de produtividade. Isso acontece porque muitas tarefas operacionais passam a ser automatizadas, eliminando a necessidade de repassar informações uma a uma. Assim, os dados são lançados de forma mais rápida no sistema, otimizando o tempo do contador.
Outro ponto importante é a redução de erros. Quando a equipe deixa de digitar os dados manualmente, o processo apresenta menos falhas. A ferramenta reduz os erros ao extrair as informações diretamente do software de gestão do cliente, garantindo mais segurança para todos.
Já pensou em não ter a sensação de estar gastando tempo valioso apenas com tarefas contábeis? E mais: poder contar com contadores que atuam de forma estratégica, ajudando sua empresa a crescer? A contabilidade integrada permite isso.
Quando os dados são integrados automaticamente, a organização das informações contábeis melhora, permitindo que os contadores analisem de forma mais fácil e eficiente o desempenho dos clientes.
Dessa forma, o contador passa a assumir um papel mais estratégico, atuando como uma espécie de consultor de negócios. Essa integração também possibilita o acesso a um serviço de maior valor agregado, com relatórios e análises que ajudam a identificar as necessidades e objetivos da empresa.
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O papel da tecnologia na contabilidade integrada
A comunicação com o setor de contabilidade muitas vezes é demorada. Normalmente, quando o contador precisa de uma informação sobre determinado funcionário, ele precisa recorrer ao RH, e essa informação nem sempre chega imediatamente, podendo demorar mais de um dia.
Se o contador pudesse acessar essa informação de maneira remota ou direta, a economia de tempo seria significativa, resultando em maior produtividade para todos os profissionais envolvidos no processo.
Essa é apenas uma das facilidades que a contabilidade integrada pode proporcionar à sua empresa. Ao compartilhar informações entre os setores envolvidos, ela reduz o tempo necessário para a realização de tarefas rotineiras e também diminui as chances de erros nos processos, trazendo mais praticidade e agilidade para a rotina empresarial.
Outro ponto importante é a análise das informações. Quando se utilizam planilhas de Excel, por exemplo, os dados inseridos são apenas números que ainda precisam passar por tratamento e análise, o que pode demandar tempo para a criação de fórmulas ou realização de cálculos.
Os softwares de gestão realizam essas tarefas de forma automática. Assim, não é mais necessário perder tempo calculando manualmente valores como vale-refeição ou vale-transporte dos funcionários. O sistema faz esses cálculos com base nos dados sobre os dias trabalhados por cada colaborador.
Além disso, a tecnologia também contribui para aumentar a segurança das informações. Imagine se o computador do seu contador apresentasse algum problema hoje. Além da necessidade de reparos ou da compra de um novo equipamento, ainda existe o risco de perda dos dados armazenados.
Com a contabilidade integrada, os dados ficam armazenados em nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar, desde que haja autorização para utilizar o sistema. Muitos desses softwares também utilizam criptografia, reduzindo as chances de acessos indevidos e garantindo maior confidencialidade das informações.
Como implementar a contabilidade integrada na sua empresa
Depois de entender o que é e como funciona a contabilidade integrada, é hora de saber como implementar esse tipo de tecnologia em sua empresa. A boa notícia é que os passos para sua implementação são simples e podem ser divididos em duas etapas. Veja a seguir:
- Investir nas ferramentas necessárias
O primeiro passo para implementar a contabilidade integrada em sua empresa é investir nas ferramentas adequadas.
Nesse caso, a principal ferramenta é o software de gestão, como o sistema contábil Makro, que é totalmente online e pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar. Com a plataforma, tarefas como importação de notas fiscais, integração de dados, simplificação de processos, folha de pagamento, conciliação bancária automática e sincronização em tempo real tornam-se muito mais simples.
Os departamentos pessoal, fiscal, contábil e financeiro ficam integrados em uma única plataforma. Além disso, o sistema oferece diferentes planos, permitindo a escalabilidade do escritório conforme suas necessidades.
Não podemos esquecer que o sistema contábil Makro tem um suporte gratuito e mentoria com especialistas para auxiliar todos os processos.
- Treinamento da equipe
Não adianta ter um software que permita a contabilidade integrada na empresa se não houver profissionais preparados para utilizá-lo. Por isso, tão importante quanto adquirir o sistema é garantir o treinamento adequado da equipe.
Vale destacar que, normalmente, ao adquirir um software desse tipo, as empresas também oferecem treinamentos para os usuários. Por exemplo, o sistema Makro disponibiliza capacitações para que toda a equipe saiba utilizar a plataforma.
No canal do YouTube Makro, os mentores oferecem treinamentos de todos os departamentos e realizam lives para orientar o uso da plataforma, esclarecer dúvidas sobre o sistema e explicar as alterações da legislação. Dessa forma, a equipe aprende a utilizar a ferramenta da melhor maneira possível.
Perguntas frequentes
A contabilidade integrada conecta setores da empresa, como contábil, fiscal e financeiro, centralizando informações e automatizando processos para maior produtividade.
Em suma, o sistema contábil Makro integra departamentos, automatiza tarefas, realiza conciliações e mantém os dados sempre atualizados em tempo real.
Sim, o treinamento garante que a equipe aproveite todos os recursos da plataforma e utilize a contabilidade integrada com eficiência.
