Com transformação digital os documentos digitais se tornaram essenciais na rotina de qualquer contabilidade, saiba sobre isso neste artigo.
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Num passado, não muito distante, era muito comum chegarmos aos escritórios de contabilidade e vermos imensos armários cheios de documentos, tanto da própria contabilidade quanto de clientes e colaboradores. Afinal, a única maneira de guardar estes documentos era de forma física.
Contudo, com o avanço da tecnologia, toda essa papelada passou a ser digital. Entretanto, não foi de uma hora para outra como muitos pensam. Mesmo com o mundo tecnológico, alguns setores de trabalho precisaram esperar um sistema de extrema confiabilidade para poderem arquivar seus documentos. Esse é o caso da contabilidade.
Qualquer documento perdido poderia significar uma perda de contrato, uma multa junto ao Fisco, problemas futuros com a Receita, malefícios à imagem do próprio escritório contábil no mercado de trabalho, dentre outros prejuízos.
Hoje, tem sido cada vez mais comum que empresas busquem emitir, armazenar e até assinar documentos de forma online, tornando mais ágil os processos de trabalho e fechamento de parcerias. Até porque, já é possível fechar contratos de trabalho através de um clique.
Legalmente, o que há de correto ou errado? Quando digitalizo meus documentos, posso me desfazer dos papéis? A assinatura digital é a melhor saída? Explicaremos tudo neste artigo.
O que diz a lei sobre os documentos digitais na contabilidade?
No dia 18 de março de 2020, o Governo Federal publicou o tão aguardado Decreto 10.278/2020. O texto estabelece todos os requisitos técnicos para transformar documentos físicos em digitais, com a garantia de que estes produzam os mesmos efeitos legais dos originais, sejam eles públicos ou privados.
Entretanto, alguns documentos ainda não estão cobertos pelo decreto. Elencamos todos eles aqui:
- Nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
- Referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
- Em microfilme;
- Audiovisuais;
- De identificação;
- De porte obrigatório.
Como transformar um documento físico em digital?
O Decreto especificou duas técnicas principais para os documentos digitais:
- Garantir a rastreabilidade e a auditabilidade.
Essa norma diz respeito ao sistema utilizado na hora de digitalizar um documento, que deve fornecer informações sobre o procedimento executado para tal. É preciso que o sistema contenha informações como quem digitalizou, quando digitalizou, onde e qual foi o equipamento utilizado.
- Ser compatível com outros sistemas.
Nesse tópico, o decreto exige que deve se salvar o arquivo em um formato aberto, como o PDF, por exemplo, de modo a garantir que esse documento possa ser acessado em qualquer outro sistema.
Documentos digitais na contabilidade e as cópias de segurança
Ao guardar o seu arquivo digitalmente, é necessário fazer um backup para você estar resguardado de qualquer problema no sistema operacional da sua empresa. Faça esse backup salvando seus documentos digitais em um HD Externo ou arquivar esse documento em nuvem.
O armazenamento em nuvem além de não ocupar espaço em seu computador, oferece mais segurança, pois empresas como Google e Microsoft contam com criptografia avançada, o que mantém seu documento digital protegido.
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