Com a crescente demanda por processos contábeis mais eficientes, a automação de tarefas tem se tornado uma ferramenta fundamental para os profissionais da área. Isso ocorre porque, com a integração de diversos softwares nos sistemas contábeis, é possível realizar as tarefas de forma ágil, minimizando erros.
Em outras palavras, os softwares permitem que os contadores executem automação de tarefas repetitivas de maneira rápida e simplificada, o que os possibilita a se concentrar em decisões estratégicas. Neste artigo, abordaremos as automações de tarefas no contexto contábil.
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O que é automação de tarefas?
Em suma, a automação de tarefas consiste no uso de tecnologias para executar demandas padronizadas e repetitivas de maneira automática. Esse processo auxilia o profissional em suas funções, reduzindo a necessidade de realizar as obrigações manualmente.
Imagine que você tenha diversas obrigações ao longo da semana e precise de ajuda. Nesse caso, você pode delegar algumas dessas tarefas. Por exemplo, quando um novo cliente fecha um serviço ou realiza uma compra, um e-mail, WhatsApp ou SMS pode ser enviado automaticamente para dar as boas-vindas ou informar que ele ganhou um cupom de desconto, entre outras opções.
Mas por que automatização de tarefas?
Como mencionado, é vantajoso um software de automação para a empresa que realiza tarefas repetitivas de forma precisa e rápida, permitindo que os profissionais dediquem mais tempo a outras demandas. Além disso, há uma redução de custos, uma vez que as tarefas manuais são diminuídas para os colaboradores. A automação também reduz a margem de erro, garantindo maior precisão nos resultados.
Como funciona o processo de automação?
A automação de tarefas abrange a criação de fluxos de trabalho automatizados. Ou seja, esses fluxos são sequências de ações executadas automaticamente, conforme as condições e regras predefinidas. Além do exemplo de mencionado, sobre o cliente que fechou um negócio, podemos citar outro: o preenchimento automático de informações em um formulário.
Isso ocorre porque, ao inserir um dado, como o CPF da pessoa, as demais informações dela são preenchidas automaticamente. Além disso, relatórios da empresa podem ser gerados automaticamente com base nos dados atualizados no sistema.
O que é automação na contabilidade?
No setor contábil, a automação de tarefas funciona de maneira similar à de outros setores: diversas tecnologias são utilizadas para executar as obrigações da área de forma automática. Na contabilidade, não é diferente; atualmente, existem vários softwares contábeis que automatizam uma série de tarefas.
O objetivo principal dessas ferramentas é simplificar os processos e garantir que as atividades diárias sejam realizadas com precisão, sem erros. Alguns exemplos de tarefas que o contador pode encontrar nos softwares contábeis incluem o lançamento de informações, como entradas, saídas, movimentações bancárias, entre outros eventos financeiros.
O cálculo de impostos também é uma funcionalidade essencial, pois, por meio dela, os softwares podem calcular vários tributos com base nas despesas e receitas da empresa. A geração de relatórios permite a elaboração de documentos como balancetes, fluxo de caixa, entre outros dados financeiros.
O envio de obrigações e declarações é uma parte importante das demandas diárias do profissional contábil. Nesse sentido, as plataformas possuem funcionalidades que permitem o encaminhamento direto de informações para o governo, como o envio dos eventos do eSocial.
Por fim, a automação da conciliação de extratos bancários e registros contábeis facilita a conferência e garante maior precisão.
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Como automatizar processos contábeis?
Para o profissional ter uma automação contábil em suas demandas, é fundamental contar com uma plataforma que possua ferramentas específicas para esse procedimento. Um exemplo disso é o Sistema Makro.
O software oferece mais de 130 rotinas automatizadas e mais de 10 mil validações inteligentes, que auxiliam o contador a garantir a segurança ao inserir as informações.
Além disso, a plataforma integra os departamentos de pessoal, fiscal, contábil e financeiro. Ou seja, o profissional não precisa utilizar outros sistemas contábeis para realizar os processos; com uma única ferramenta, ele tem acesso a todas as funcionalidades essenciais, facilitando os procedimentos.
Ademais, o sistema é totalmente online, permitindo que o profissional acesse a plataforma a qualquer momento e de qualquer lugar. Essa vantagem é um grande benefício para o contador, especialmente para os autônomos, profissionais que trabalham em home office ou aqueles que viajam com frequência. Com o sistema, basta levar o notebook e realizar o trabalho de onde estiver.
A plataforma também permite a emissão e integração de certidões, além da importação e envio dos eventos do eSocial e dos eventos SST, facilitando a comunicação entre as empresas. Caso o contador precise de assistência, ele pode solicitar suporte gratuito e mentoria totalmente humanizada. Os especialistas estão disponíveis para ajudar com as necessidades do usuário.
Os especialistas também oferecem auxílio por meio de lives mensais no canal do YouTube, onde discutem temas contábeis e tiram dúvidas ao vivo. Além disso, a plataforma disponibiliza cursos atualizados, com acesso vitalício ao conteúdo, permitindo que o profissional se mantenha sempre atualizado.
Como fazer lançamentos contábeis de forma eficiente?
A eficiência nos lançamentos contábeis é fundamental para garantir a segurança e a precisão das informações da empresa. Por isso, é essencial que o contador conte com automação contábil, organização nas demandas e o conhecimento técnico necessário para realizar os processos eficazmente.
É importante ter um sistema contábil online que automatize as tarefas, como o Sistema Makro. Com ele, você pode realizar todas as obrigações de maneira rápida, segura e simplificada.
Além disso, é fundamental manter uma agenda organizada com as suas tarefas ao longo do dia, semana e mês. Dessa forma, você evita se “perder” e deixar de cumprir prazos. Vale ressaltar que o sistema Makro já conta com uma agenda integrada, com prazos predefinidos para algumas obrigações. No entanto, o profissional pode adicionar suas próprias tarefas e até as compartilhar.
A capacitação dos colaboradores é crucial para garantir que os processos sejam realizados corretamente. Por isso, é recomendável que o escritório ou a empresa ofereça cursos, palestras, treinamentos, workshops e outros formatos de capacitação, assegurando que os funcionários estejam sempre atualizados e preparados para enfrentar os desafios do mercado.
Perguntas frequentes
As tarefas automatizadas ocorrem quando sistemas ou softwares realizam atividades repetitivas.
Primeiramente, contrate um software ou sistema que automatize as tarefas.
O Sistema Makro possui uma plataforma perfeita para o contador, e uma de suas ferramentas é a automação de tarefas.
