Descubra o que é o SPED, um sistema criado em 2007 para informatizar e otimizar a entrega das obrigações acessórias feita pelas empresas.
Durante as rotinas diárias em escritórios de contabilidade e empresas, é comum que os setores contábeis se deparem com diversas siglas. Uma dessas é o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Instituído pelo decreto 6.022 em janeiro de 2007, o sistema faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal, o PAC.
Segundo o próprio Governo, o sistema significa um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. Entretanto, na prática, o que isso significa? Como o SPED contribui para a melhora das rotinas contábeis no país? Quer saber a resposta para todas essas perguntas? É o que você confere neste artigo.
O que é o SPED?
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) informatizou o envio de informações de pessoas jurídicas à Receita Federal. É obrigação acessória para o cumprimento de processos fiscais e contábeis. Com a informatização do sistema, ações como o envio, validação, recepção, armazenamento e autenticação de livros e documentos de escrituração fiscal e contábil das empresas passaram ser feitos de forma eletrônica. Ou seja, se antes era comum o preenchimento de vários formulários, atualmente os empreendedores acessam o SPED pelo computador e podem realizar os processos de forma intuitiva e prática.
A criação do sistema visa a simplificação das obrigações acessórias das empresas e aumenta a segurança ao transmitir um certificado digital de validade jurídica das informações transmitidas. Ao propor a padronização e integração de todos os dados federais, estaduais e municipais, o SPED também facilitou a fiscalização dos órgãos reguladores. Atualmente o sistema é composto por três projetos distintos: Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil), Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Como o SPED funciona na prática?
Com a chegada de novas tecnologias e com a implantação do eSocial nas empresas, é fundamental a melhora na transmissão de dados entre empresas e governo. O SPED foi criado para otimizar essa troca de informações e simplificar o cumprimento das obrigações fiscais e contábeis pelas empresas. O SPED também visa facilitar o acesso dos contribuintes às informações e obrigações fiscais. Em uma fiscalização, por exemplo, ele pode comprovar a situação regular. Tudo digitalmente.
Ele também trouxe benefícios imediatos para empresas, como a diminuição no uso de papéis, dado que todos os arquivos são efetuados no formato digital e armazenados na nuvem. Isso não só significa economia no uso de papel, mas agilidade em procedimentos fiscais e contábeis. A realização de algumas obrigações acessórias também foi simplificada, pois o cruzamento de informações entre as esferas federal, estadual e municipal complementa as informações, diminui a burocracia e agiliza os procedimentos fiscais e contábeis.
Quais documentos devo declarar ao SPED?
- Escrituração Fiscal Digital (EFD);
- Escrituração Contábil Digital (ECD);
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- e-Financeira;
- eSocial;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Além de agilizar as operações e processos no sistema virtual, o SPED reforçou a segurança das informações inseridas no sistema. Para garantir a segurança das operações, é emitido um certificado digital, assinatura virtual que pode ser adquirida em empresas especializadas. Todas as certificações devem ser validadas pelo padrão ICP Brasil. Essas ações modernizaram o cumprimento das obrigações acessórias fiscais e contábeis.
Quais os benefícios do SPED?
O sistema também proporciona algumas vantagens para quem o utiliza, como:
- Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel;
- Eliminação do papel;
- Redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;
- Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas;
- Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
- Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
- Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação);
- Fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias;
- Rapidez no acesso às informações;
- Aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;
- Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;
- Redução de custos administrativos;
- Melhoria da qualidade da informação;
- Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;
- Disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes;
- Redução do “Custo Brasil”;
- Aperfeiçoamento do combate à sonegação;
- Preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel.
Quais as diferenças entre SPED Fiscal e SPED Contábil?
SPED Fiscal
Substitui a escrituração em papel pela Escrituração Fiscal Digital (EFD), composto por arquivos digitais de documentos fiscais e de informações pertinentes aos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Fazenda, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.
SPED Contábil
É a substituição da escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital (ECD). Transmite em versão digital os seguintes livros:
- I – Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- II – Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
O que é a Escrituração Fiscal Digital (EFD)?
Também conhecida como SPED Fiscal, a EFD é uma obrigação acessória que as empresas devem cumprir mensalmente. Ela é subdividida em três partes:
- EDF Contribuições: usada para a escrituração da contribuição relacionada ao PIS/PASEP e Cofins;
- EFD ICMS IPI: neste documento digital devem ser registradas todas as operações que possam influenciar na apuração dos dois tributos;
- EFD-Reinf: neste módulo é feita a escrituração dos rendimentos pagos e retenções do Imposto de Renda e as informações sobre a receita bruta da empresa para apurar as contribuições previdenciárias substituídas.
Estas informações devem passar primeiramente por uma verificação no Programa Validador e Assinador (PVA), disponível pelo próprio SPED no site da Receita Federal. Após esta validação, incluindo a garantia do Certificado Digital, os dados são transformados em arquivo digital e encaminhados ao fisco.
Apesar de ser mais prático do que o método manual, o empreendedor deve ter atenção no momento de preencher os dados da EFD, pois informações incorretas poderão prejudicar a operação. Cuidado na hora de informar o CFOP, NCM e as alíquotas referentes – estes são alguns dos equívocos mais frequentes ao preencher os campos de acordo com a Receita Federal.
Escrituração Contábil Digital (ECD)
A ECD é uma obrigação acessória que substitui as seguintes escriturações manuais:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houverem;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houverem;
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transmitidos.
A entrega destes documentos é feita anualmente, até o último dia útil de maio, e os dados declarados devem ser os referentes ao ano anterior do envio do relatório. Assim como no caso do EFD, antes de encaminhar o arquivo digital ao SPED as informações também devem passar pelo PVA para serem analisadas e validadas. O programa pode ser baixado no site da Receita Federal.
Atenção: o envio da ECD não é obrigatório para as micro e pequenas empresas enquadradas no Simples Nacional.
Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
Esta obrigação acessória substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Este documento deve ser enviado todos os anos, até o último dia útil do mês de julho, e seus dados são referentes ao ano anterior do envio do relatório.
A ECF é exigida para as empresas tributadas pelo lucro real, arbitrado ou presumido – mesmo para aquelas que são imunes ou isentas. Já os negócios enquadrados pelo Simples Nacional, pessoas jurídicas inativas, órgãos públicos, autarquias e fundações públicas não são obrigadas a enviar este documento. Os dados declarados no ECF devem ser validados pelo PVA antes de serem enviados para o SPED. Para isso, basta baixar o programa no site da RF.
Conteúdo postado originalmente em 15/10/2019.
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