Seu escritório está preparado para a contabilidade digital?

O mundo está em constante evolução e as empresas são as impulsionadoras do desenvolvimento da tecnologia. Acompanhando as tendências do mundo moderno, a contabilidade digital já é uma realidade de mercado para milhares de contadores. Muitos profissionais ainda carregam muitas dúvidas conceituais, restrições ou preconceitos sobre este movimento dentro do mercado contábil. Mas afinal de contas, o que é contabilidade digital?

Outra pergunta surge neste novo cenário. Como a contabilidade virtual pode melhorar o desempenho dos contadores, aumentar sua produtividade e melhorar os resultados dos seus clientes? Vamos responder esta e outras perguntas freqüentes quando o assunto é a contabilidade digital. Mas uma coisa é certa: a contabilidade digital deixou de ser tendência e tornou-se uma exigência de mercado para os contadores.  

O conceito teórico de contabilidade digital é relativamente novo no Brasil. Entretanto, ela tem se propagado cada vez mais com a chegada da plataforma ERP, criada para atender ao mercado de Micro e Pequenas Empresas. A contabilidade digital tem o objetivo de disponibilizar dados acessíveis de forma fácil, integrada e inteligente, além da transmissão de dados financeiros em formato exclusivamente eletrônico.

Como isso acontece? Em primeiro lugar, a redução do uso de papéis no dia a dia do contador deixou de ser luxo e passou a ser uma necessidade, tanto para o profissional quanto para seus clientes. Já foi-se o tempo que escritório contábil tinha que ter pilhas enormes de documentos físicos! Portanto, é o momento de esquecer aquele tempo em que era preciso preencher manualmente livros contábeis.

Na contabilidade digital, a maior parte dessas atividades ocorre de maneira totalmente automatizada, graças a sistemas integrados que oferecem, em tempo real, uma visão do todo no que diz respeito às finanças, tributos, emissões, notificações, departamento pessoal, etc. Contadores se transformam em profissionais muito mais analíticos prontos para interpretar documentos, gerar relatórios e orientar os gestores na tomada de importantes decisões.

Contabilidade digital é contabilidade online?

Esta confusão de conceitos deixa muitos contadores perdidos na hora de modernizar sua atividade. A resposta é não! A contabilidade online trata-se de uma modalidade 100% web, ou seja, todos os processos são feitos de forma digital, sem interface entre clientes e escritório. Ela gera muita polêmica entre os especialistas, pois muitos dizem que ela acaba deixando a desejar na qualidade dos serviços e peca por não ter um atendimento humanizado.

Em relação à contabilidade digital, a grande maioria dos profissionais da área contábil acredita que ela é, definitivamente, um caminho sem volta e que muitos escritórios precisam ingressar nela para não ficarem fora do mercado. Isso porque ela agiliza muito o trabalho do contador, permitindo-o manter o atendimento humanizado, além de proporcionar a realização de serviços com mais eficiência e rapidez.

Os benefícios da contabilidade digital

Um dos desafios da contabilidade digital é proporcionar escalabilidade. Mas o que é isso? Bom, ela oferece ferramentas para que o contador agilize informações importantes, otimizando importantes tomadas de decisão. Entre outros benefícios, ela reduz significativamente os custos, aumenta a percepção de valor pelo cliente e, de forma bastante assertiva, transforma o contabilista em consultor contábil, aumentando suas possibilidades de lucro em escala.  

Mas a contabilidade digital custa caro? Pelo contrário! A redução de custos costuma ser bastante significativa. Além disso, a possibilidade do profissional trabalhar diversos departamentos em uma mesma plataforma digital agiliza e integra as informações. Olhando este mercado, uma série de ofertas de soluções inteligentes já são oferecidas, barateando muito o investimento para esta migração. 

Mais eficiência gera maior transparência

Com certeza. Grande preocupação dos contadores, a transparência na relação com os clientes também é um diferencial na contabilidade digital. A adoção de softwares permite ainda que as informações se tornem acessíveis a um número maior de pessoas envolvidas em uma empresa. Grandes empresas, por exemplo, necessitam democratizar este acesso às informações para analistas, gestores, acionistas e investidores, por exemplo.

Pense em uma situação cotidiana: o contador pede 24 horas ao cliente  até que se consolide um relatório relativo a um período específico de tempo. Familiarizou-se com a situação? Então, ao aderir à contabilidade digital, isto tende a não mais acontecer. Sabe porque? Simplesmente porque o cliente tem acesso direto a esta base e ele mesmo poderá encontrar, no tempo dele, o que ele precisa. Sem desgastes ou aborrecimentos.

Empresas listadas em bolsa, por exemplo, que possuem normas rígidas de compliance e relacionamento com investidores, não podem prescindir de ferramentas digitais. Esse é um investimento necessário para atender as demandas atuais de mercado. E esta automação é necessária também para contadores de micro e pequenas empresas, visto que permite a ele aumentar consideravelmente sua carteira de clientes.  

Como funciona a contabilidade digital na prática

Agora vamos para a prática. O fluxo é bastante simples. Todos as informações integradas dos departamentos são acessados por meio de um banco de dados central, geralmente com alto grau de confiabilidade e segurança. Desta forma, o contador passa a ter, em uma mesma plataforma digital, informações do sistema financeiro, controle de estoque, conexões com bancos e entidades públicas, departamento pessoal e informações tributárias, entre outros.

Todas essas informações são dispostas em nuvem, e esta evolução promete revolucionar novamente o mercado. Esta tecnologia facilita a coleta de informações e a transferência de dados, e permite também que o profissional contábil possa filtrar, classificar, compilar, analisar e disseminar dados financeiros, tudo isso em tempo real, o que proporciona uma grande oportunidade na melhoria da sua performance.

Como implementar a contabilidade digital

Esta etapa é tão importante quanto a implementação. O contador deve realizar, antes de qualquer mudança, uma análise de mercado, sobretudo junto aos seus clientes. Isso é importante, pois permite compreender como os concorrentes estão se posicionando e como seu cliente vai se comportar diante das mudanças.

Após analisar as necessidades dos clientes, o profissional deve verificar se existem ferramentas tecnológicas que podem ser usadas para atender as demandas com mais agilidade e segurança. Atualmente, diversas ferramentas permitem que o serviço contábil seja otimizado de forma inteligente, segura e moderna.

O último passo para migrar para a contabilidade digital é promover seu escritório por meio do marketing digital. De forma geral, o contador deve criar uma pesquisa de mercado, conhecer seu público, definir uma estratégia, criar perfis em redes sociais, ter um site, desenvolver conteúdo relevante para atrair, engajar e fazer com que um usuário se torne um cliente. Esta etapa pode ser feita com ajuda de especialistas e implementada após a migração.

Mas um alerta é importante: a simples adoção de sistemas de gestão contábil não garante a modernização imediata dos escritórios e dos setores de finanças. É um enorme passo em direção a isso, entretanto, quando falamos de tecnologia é preciso estar sempre atento às novidades – e elas surgem a uma velocidade nunca antes vista. Desta forma, treinamentos constantes tornam-se fundamentais neste processo de transformação.

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