Automatização no controle de pontos na contabilidade

É fato que o controle das escalas de trabalhos, entradas e saídas de funcionários e gestão de imprevistos nem sempre é uma tarefa fácil.

Isso se deve ao fato de que apesar de muitos processos já serem automatizados, alguns empresários ainda têm receio do uso de certas ferramentas, como a integração entre o software contábil da instituição com um sistema de ponto eletrônico. 

No artigo de hoje, você ficará por dentro de todos os passos necessários para implementar esse recurso na sua empresa. Vamos lá!?

Mas, antes de tudo, quais as formas de ponto existentes? 

Atualmente, todas as empresas com mais de 20 colaboradores precisam registrar a entrada e saída dos funcionários, folgas, período de almoço etc. Para isso, as instituições contam com o apoio do sistema de ponto, o qual pode ser:

• • Mecânico: feito com cartões cartográficos, esse modelo transfere para outra plataforma, no final do mês, o cálculo da carga horária e os pagamentos;
  • Manual: é o conhecido livro de pontos, escrito à mão. Apesar de ser bem habitual, este é um dos instrumentos mais passíveis de falhas e/ou fraudes, já que um simples erro pode comprometer o cálculo do total de horas trabalhadas;
  • Ponto Eletrônico: o Registrador Eletrônico de Ponto é um sistema que reconhece a entrada e saída dos funcionários através da biometria e/ou por meio de cartões individuais, os quais recolhem os dados dos servidores, criando relatórios e enviando para o software da empresa. 

O Registrador Eletrônico de Ponto é atualmente o método mais utilizado pelas organizações, principalmente porque ele segue à risca as portarias 1510/2009 e 373/2011 do MTE – Ministério do Trabalho e Emprego.

Quais os principais benefícios da automação de ponto? 

O ponto automatizado acompanha diversos benefícios. Conheça alguns deles:

Facilidade no acesso e gerência dos dados

Com a automação do sistema de pontos, os dados dos colaboradores poderão ser acessados por todos os envolvidos (gestor e colaboradores) em qualquer hora e lugar.  Isso facilita o planejamento da equipe a curto prazo, como  a substituição de trabalhadores, por exemplo, o que só agrega a produtividade do negócio.

Fraudes e erros são praticamente nulos

Na tomada de ponto manual — ainda que não seja uma regra — é possível que haja modificações e até mesmo, fraudes, que podem ser causadas pelos próprios empregados, a fim de garantir benefícios ilegais. 

Com o ponto automatizado, as chances de isso acontecer são quase mínimas, visto que, na hora de registrar determinada informação, são pedidas informações pessoais no intuito de confirmar a identidade do funcionário.

Segurança garantida aliada a Simplificação das rotinas de trabalho 

Com a geração de relatórios automáticos em poucos segundos, o administrador terá à mão as informações necessárias para fechar as folhas de pagamentos, cálculos de descontos etc. Sem contar que todos estes procedimentos asseguram o cumprimento das obrigações previdenciárias e fiscais.

Dessa forma, as falhas são reduzidas e os processos são feitos de maneira mais ágil e somente com a necessidade de poucos colaboradores. Assim, sobra mais tempo para outras atividades, como a supervisão e treinamento de novos contratados, por exemplo. 

De que forma ocorre a automação do sistema de ponto eletrônico? 

Além de contabilizar as obrigações do MTE, como horas de trabalho e períodos de descanso/almoço, a automação do sistema de ponto eletrônico da Tangerino é uma inovação à todos os setores do negócio, em especial ao setor de RH. 

Contudo, antes de implementar essa ferramenta ao seu negócio, procure atentar-se em:

• Fazer a intermediação entre o sistema de pontos antigo para o novo software, o qual será feito através do aplicativo móvel da Tangerino;
• Cadastrar todo o quadro de funcionários;
• Verificar se o sistema atende aos requisitos da legislação vigente (portarias  1510/2009 e 373/2011 do MTE);
• Escolher a equipe que fará os testes, e que, posteriormente, será responsável pelo treinamento de todos os funcionários. 

Esses passos garantem que todas as funcionalidades sejam acessadas de forma conjunta e eficiente, por todos os envolvidos na migração.

Afinal, quais são os diferenciais e benefícios do Cartão de Ponto Makrosystem-Tangerino?

Como vimos, a integração entre um software contábil especializado com um sistema de pontos automatizados, é um grande passo no que se refere à gestão do RH da empresa e a simplificação de várias rotinas contábeis.

Por meio do app da Tangerino, dados como entradas e saídas, horas extras, folgas e faltas são facilmente registrados, seja via sistema Android ou iOS, independente do local onde o colaborador esteja, o que permite a confirmação da localização, através de fotos em tempo real.

Portanto, com a automação de ponto da Makrosystem & Tangerino, além do seu negócio ter uma maior facilidade na gestão de custos, sua empresa ainda terá uma maior rapidez na coleta e consulta de informações, além de é claro, tudo isto à luz das leis trabalhistas.

E para entender o passo a passo de como funciona a integração de sistemas de pontos Tangerino & Makrosystem, não deixe de conferir o nosso vídeo. Ah! E qualquer dúvida, não deixe de nos contatar, será um prazer atendê-lo (a).