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Na prática, a ECD substitui as escriturações em papel físico enviados comumente à Receita Federal por todas as empresas enquadradas no lucro real. As definições sobre a Escrituração Contábil Digital estão dispostas na Instrução Normativa RFB nº 2003, de 18 de janeiro de 2021. Criada para reunir os dados dos livros contábeis, conforme explica publicação da Casa Civil da Presidência da República, a “ECD foi estabelecida para substituir a entrega das informações das empresas em papel pela versão digital.
Entenda quais são as partes essenciais a serem entregues: – o Livro Diário e seus auxiliares, – o Livro Razão e seus auxiliares; – o Livro Balancetes Diários com balanços e fichas de lançamento comprobatórias das declarações. Toda a comprovação da autoria empresarial é realizada pela assinatura do certificado digital de segurança A3 emitido no ICP – Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
A ECD deve ser transmitida pelo Departamento Contábil ou pelo contador terceirizado pela empresa. Afinal, nela deve conter obrigatoriamente a assinatura digital de um contabilista e de um responsável pela assinatura da ECD. Além disso, todos os setores devem ter algum conhecimento na área contábil para evitar riscos. Esse conhecimento aumenta o nível de colaboração da equipe para obtenção e registro dos fatos contábeis que ocorrem em seus departamentos.
No cotidiano empresarial, sabemos que os fatos contábeis ocorrem e são registrados diariamente nos sistemas contábeis. E, por maiores que sejam os cuidados, sabemos que é raro que nesse processo não ocorram erros ou falhas. Assim, além da multa aplicável por não entregar no prazo da ECD, a Receita Federal também pode aplicar multas por informações inexatas ou incorretas.
Deixar tudo para a última hora é o cartão de visitas mais brasileiro que existe, não é mesmo? E isso ocorre também na área contábil. Por mais que falemos que essa é uma medida perigosa, visto que muitas multas aplicadas pelo fisco são por conta de declarações após o prazo, o índice de atraso ainda é muito grande. É um problema bastante comum que acaba sobrecarregando os contadores. O ideal é ter alguém dedicado a exigir o cumprimento dos prazos para que a eficácia do serviço seja garantida.
Todas as pessoas jurídicas que estão em regime de tributação por Lucro Real ou Lucro Presumido que distribuem dividendos ou parcela dos lucros acima da base do cálculo do imposto são obrigadas a trabalhar com ECD.
A entrega da Escrituração Contábil Digital é fixada no último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao do ano-calendário ao que se refere a escrituração; por exemplo, para o ano-calendário de 2022, o prazo para entregar o Sped ECD é até o último dia útil de maio de 2023, ou seja, até 31 de maio de 2023. A mudança da data só ocorre quando há um posicionamento do Estado por meio da RFB.
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